Projektcontrolling: Methoden, Kennzahlen und Tools

Ob Budgets, Zeitpläne oder Ressourcen: Im Projektmanagement gibt es zahlreiche Parameter, die Sie im Blick behalten müssen. Genau hier setzt das Projektcontrolling an: die systematische Überwachung und Steuerung aller Projektparameter, damit Ihr Projekt auf Kurs bleibt und die gewünschten Ergebnisse liefert.

Wenn Sie als Projektmanager Ihre Projekte nicht nur planen, sondern auch aktiv steuern und Abweichungen frühzeitig erkennen möchten, ist ein strukturiertes Projektcontrolling unverzichtbar. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige: von der Definition über bewährte Methoden bis zu den entscheidenden Kennzahlen.

Was ist Projektcontrolling?

Projektcontrolling bezeichnet die systematische Überwachung und Steuerung eines Projekts hinsichtlich Kosten, Terminen, Qualität und Leistungsumfang. Gemäß DIN 69901 umfasst es die „Sicherung des Erreichens aller Projektziele durch Soll-Ist-Vergleiche, Bewertung der Abweichungen, Aufzeigen von Korrekturmaßnahmen und Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung."

Im Gegensatz zur reinen Projektkostenrechnung betrachtet das Projektcontrolling nicht nur die finanziellen Aspekte, sondern alle steuerungsrelevanten Dimensionen eines Projekts. Es bildet damit die Brücke zwischen der Projektplanung und der erfolgreichen Projektdurchführung.

Die wichtigsten Aufgaben im Projektcontrolling:

• Regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche für Kosten, Termine und Leistungen durchführen

• Abweichungen analysieren und deren Ursachen identifizieren

• Korrekturmaßnahmen vorschlagen und deren Umsetzung unterstützen

• Kennzahlen erheben und Berichte für Stakeholder erstellen

• Risiken frühzeitig erkennen und gegensteuern

Projektcontrolling, Projektsteuerung und Projektkostenrechnung im Vergleich

Die Begriffe Projektcontrolling, Projektsteuerung und Projektkostenrechnung werden häufig verwechselt. Dabei haben sie unterschiedliche Schwerpunkte:

• Projektcontrolling konzentriert sich auf die Überwachung und den Vergleich von Soll- und Ist-Werten. Es liefert die Datenbasis für fundierte Entscheidungen und zeigt auf, wo Handlungsbedarf besteht.

• Projektsteuerung baut auf den Erkenntnissen des Controllings auf und setzt die notwendigen Korrekturmaßnahmen um. Während das Controlling die Abweichungen erkennt, sorgt die Steuerung dafür, dass das Projekt wieder auf Kurs kommt.

• Projektkostenrechnung ist ein Teilbereich des Controllings, der sich ausschließlich auf die finanzielle Dimension konzentriert: die Erfassung, Zuordnung und Auswertung aller projektbezogenen Kosten und Einnahmen.

In der Praxis greifen alle drei Bereiche eng ineinander. Ein wirksames Projektcontrolling integriert die Kostenrechnung als Datenquelle und liefert die Grundlage für gezielte Steuerungsmaßnahmen.

Der Controlling-Regelkreis im Projekt

Das Projektcontrolling folgt einem kontinuierlichen Regelkreis, der sicherstellt, dass Abweichungen systematisch erkannt und behoben werden. Dieser Kreislauf besteht aus vier Phasen, die Sie in Ihren Projektmanagementplan integrieren sollten:

• Planung: Zu Beginn definieren Sie die Soll-Werte für Kosten, Termine und Qualität. Diese bilden die Referenzbasis für alle späteren Vergleiche.

• Erfassung: Während der Projektdurchführung erheben Sie regelmäßig die Ist-Daten, zum Beispiel tatsächliche Kosten, Fertigstellungsgrade und Meilensteinfortschritte.

• Soll-Ist-Vergleich: Sie vergleichen die geplanten Werte mit den tatsächlichen Ergebnissen und analysieren die Abweichungen.

• Steuerung: Auf Basis der Analyse leiten Sie Korrekturmaßnahmen ein, passen die Planung an oder eskalieren kritische Abweichungen an die Stakeholder.

Dieser Regelkreis wiederholt sich während des gesamten Projektverlaufs in regelmäßigen Intervallen, beispielsweise wöchentlich oder monatlich. Je früher Sie Abweichungen erkennen, desto gezielter können Sie gegensteuern.

Methoden im Projektcontrolling

Für ein effektives Projektcontrolling stehen Ihnen verschiedene bewährte Methoden zur Verfügung. Die Wahl der richtigen Methode hängt von der Projektgröße, der Komplexität und den verfügbaren Daten ab.

Soll-Ist-Vergleich

Der Soll-Ist-Vergleich ist die Grundlage jedes Projektcontrollings. Sie vergleichen die geplanten Werte (Soll) mit den tatsächlich erreichten Werten (Ist) für Kosten, Termine und Leistungen. Die Differenz zeigt Ihnen, wo Ihr Projekt vom Plan abweicht und wo Handlungsbedarf besteht.

Ein Beispiel: Wenn Sie für einen Projektabschnitt 50.000 Euro eingeplant haben, aber bereits 60.000 Euro ausgegeben wurden, liegt eine Kostenüberschreitung von 20 % vor. Der Soll-Ist-Vergleich macht diese Abweichung sichtbar, bevor sie sich auf das Gesamtbudget auswirkt.

Earned Value Analyse (EVA)

Die Earned Value Analyse verbindet Kosten-, Termin- und Leistungsdaten zu einer integrierten Bewertung des Projektfortschritts. Sie basiert auf drei Kerngrößen:

• Planned Value (PV): Die geplanten Kosten für die bis zum Stichtag vorgesehene Arbeit

• Earned Value (EV): Der Wert der tatsächlich erbrachten Leistung, bewertet zu Plankosten

• Actual Cost (AC): Die tatsächlich angefallenen Kosten für die erbrachte Leistung

Aus diesen Werten berechnen Sie wichtige Kennzahlen wie den Cost Performance Index (CPI) und den Schedule Performance Index (SPI), die zeigen, ob Ihr Projekt im Budget und im Zeitplan liegt.

Meilensteintrend-Analyse (MTA)

Die Meilensteintrend-Analyse ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode zur Überwachung des Terminplans. Dabei tragen Sie zu regelmäßigen Berichtszeitpunkten die voraussichtlichen Fertigstellungstermine der einzelnen Meilensteine in ein Diagramm ein.

Wenn die Kurve eines Meilensteins nach oben verläuft, verzögert sich der Termin. Verläuft sie horizontal, liegt der Meilenstein im Plan. Diese visuelle Darstellung macht Termintrends auf einen Blick erkennbar und eignet sich besonders für die Kommunikation mit Stakeholdern.

Wichtige Kennzahlen im Projektcontrolling

Kennzahlen machen den Projektstatus messbar und vergleichbar. Im Projektcontrolling haben sich diese Kennzahlen besonders bewährt:

• Cost Performance Index (CPI): Berechnung: CPI = EV / AC. Ein Wert über 1,0 bedeutet, dass Sie unter Budget arbeiten. Ein CPI von 0,85 zeigt beispielsweise, dass die tatsächlichen Kosten 15 % über dem Plan liegen.

• Schedule Performance Index (SPI): Berechnung: SPI = EV / PV. Werte über 1,0 zeigen, dass Sie dem Zeitplan voraus sind. Ein SPI von 1,1 bedeutet, dass 10 % mehr Leistung erbracht wurde als geplant.

• Fertigstellungsgrad: Gibt an, welcher Anteil des Projektumfangs bereits abgeschlossen ist, ausgedrückt in Prozent.

• Budgetabweichung: Die Differenz zwischen geplantem und tatsächlichem Budget, sowohl absolut als auch prozentual.

• Terminabweichung: Die Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Fertigstellungsterminen.

Tipp: Definieren Sie zu Projektbeginn Schwellenwerte für jede Kennzahl. So wissen alle Beteiligten, ab welcher Abweichung Maßnahmen eingeleitet werden müssen.

Projektkostenrechnung als Teil des Projektcontrollings

Die Projektkostenrechnung ist ein zentraler Baustein im Projektcontrolling. Sie erfasst und analysiert alle finanziellen Aspekte eines Projekts über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg.

Der typische Ablauf der Projektkostenrechnung umfasst diese Phasen:

Initiierung und Kostenschätzung

Vor dem Projektstart erstellen Sie eine erste Budgetschätzung. Nutzen Sie dabei Erfahrungswerte aus früheren Projekten oder arbeiten Sie mit einer Top-Down-Schätzung, um Gesamtbudget und Zeitrahmen festzulegen.

Kostenplanung und Budgetierung

Nach der Freigabe verteilen Sie das Budget auf die einzelnen Arbeitspakete und Aktivitäten. Berücksichtigen Sie dabei auch indirekte Kosten und planen Sie einen Puffer von etwa 10 % für unvorhergesehene Ausgaben ein.

Kostenerfassung und Nachverfolgung

Während der Projektdurchführung erfassen Sie alle Transaktionen, verfolgen Rechnungen und dokumentieren den tatsächlichen Ressourcenverbrauch. Eine zentrale Work-Management-Plattform hilft Ihnen, alle Finanzdaten an einem Ort zu bündeln.

Kostenanalyse und Berichterstattung

Am Ende jeder Projektphase und nach Projektabschluss berechnen Sie die Gesamtkosten, vergleichen diese mit dem Plan und dokumentieren die Erkenntnisse für zukünftige Projekte.

Bewährte Vorgehensweisen im Projektcontrolling

Ein effektives Projektcontrolling erfordert klare Strukturen und konsequente Umsetzung. Diese Vorgehensweisen helfen Ihnen, das Controlling in Ihren Projektalltag zu integrieren.

Definieren Sie Controlling-Prozesse vor Projektbeginn

Legen Sie bereits in der Projektplanung fest, welche Kennzahlen Sie erheben, in welchen Intervallen Sie Berichte erstellen und wer für das Controlling verantwortlich ist. So vermeiden Sie Lücken in der Überwachung.

Nutzen Sie den Soll-Ist-Vergleich regelmäßig

Führen Sie den Soll-Ist-Vergleich nicht erst am Ende einer Projektphase durch, sondern in regelmäßigen, kurzen Intervallen. Wöchentliche oder zweiwöchentliche Vergleiche ermöglichen Ihnen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

Setzen Sie auf Ressourcenmanagement

Jedes Projekt ist in hohem Maße von Ressourcen abhängig, von Zeit über Arbeitskraft bis hin zu Material. Für das Projektcontrolling ist es wichtig, den Ressourceneinsatz laufend zu überwachen und bei Bedarf umzuverteilen.

Verfolgen Sie die relevanten Kennzahlen

Konzentrieren Sie sich auf die Kennzahlen, die für Ihr Projekt wirklich aussagekräftig sind. Typische KPIs im Projektcontrolling sind:

• Einhaltung des Zeitplans

• Einhaltung der Kosten

• Ressourcenverteilung

• Budgetabweichung

• Fertigstellungsgrad

Erstellen Sie regelmäßig Berichte

Berichte machen den Projektstatus für alle Beteiligten transparent. Erstellen Sie Statusberichte in festen Intervallen und nutzen Sie Dashboards, um Trends und Abweichungen visuell darzustellen.

Erfassen Sie die Zeitaufwände

Die Zeiterfassung ist ein wichtiger Baustein im Projektcontrolling. Sie hilft Ihnen, die tatsächlichen Kosten zu berechnen und festzustellen, ob die geplanten Arbeitsstunden mit der Realität übereinstimmen.

Software und Tools für Projektcontrolling

Professionelles Projektcontrolling erfordert die richtigen Werkzeuge. Moderne Projektmanagement-Software unterstützt Sie dabei, Daten zu erfassen, Berichte zu erstellen und Abweichungen in Echtzeit zu erkennen.

Achten Sie bei der Auswahl einer geeigneten Lösung auf diese Funktionen:

• Echtzeit-Dashboards: Visualisieren Sie den aktuellen Projektstatus mit Kennzahlen und Fortschrittsanzeigen auf einen Blick.

• Automatische Soll-Ist-Vergleiche: Die Software vergleicht geplante und tatsächliche Werte automatisch und macht Abweichungen sofort sichtbar.

• Ressourcenmanagement: Verfolgen Sie die Auslastung Ihres Teams und verteilen Sie Kapazitäten flexibel.

• Integrierte Zeiterfassung: Erfassen Sie Arbeitszeiten direkt in der Plattform, um den tatsächlichen Aufwand transparent zu machen.

• Berichtsfunktionen: Erstellen Sie Statusberichte und Auswertungen mit wenigen Klicks.

• KI-gestützte Automatisierung: Mit Asana AI Teammates können Sie Routineaufgaben im Projektcontrolling automatisieren. Vorgefertigte AI Agents erstellen beispielsweise Statusberichte für Führungskräfte, analysieren Workflows auf Engpässe oder generieren ROI-gestützte Business Cases, damit Sie sich auf die strategische Steuerung konzentrieren können.

Mit einer Plattform wie Asana können Sie Projektcontrolling direkt in Ihre Arbeitsabläufe integrieren. Verwalten Sie Budgets, verfolgen Sie Meilensteine und erstellen Sie automatisierte Berichte, damit Ihr Team sich auf die eigentliche Projektarbeit konzentrieren kann.

Unternehmen wie Skai konnten durch den Einsatz von Asana die Kapazität ihres Teams verdreifachen, indem sie alle projektbezogenen Daten zentral verwalten. Auch Whale & Dolphin Conservation arbeitet mit Asana 25 % schneller und kann einen höheren Anteil der Spenden direkt für Projekte einsetzen. Das deutsche Unternehmen Viessmann nutzt Asana, um bereichsübergreifende Teams transparent arbeiten zu lassen und sich schnell auf neue Gegebenheiten einzustellen.

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Vorteile des Projektcontrollings

Ein strukturiertes Projektcontrolling bietet Ihnen und Ihren Stakeholdern zahlreiche Vorteile, die über die reine Kostenkontrolle hinausgehen:

• Frühzeitige Erkennung von Abweichungen bei Kosten, Terminen und Qualität

• Fundierte Entscheidungsgrundlagen durch aktuelle Daten und Kennzahlen

• Verbesserte Kommunikation mit Stakeholdern durch regelmäßige, aussagekräftige Berichte

• Optimierte Ressourcennutzung durch laufende Überwachung der Auslastung

• Höhere Projekterfolgsrate durch proaktives Risikomanagement

• Wertvolle Erkenntnisse für die Planung zukünftiger Projekte

• Geringeres Risiko eines Scheiterns durch systematische Steuerung

• Verbesserte Transparenz über Fortschritt und Rentabilität

Häufig gestellte Fragen zum Projektcontrolling

Fazit: Projektcontrolling für bessere Projektergebnisse

Projektcontrolling ist kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand, sondern eine Investition in den Projekterfolg. Mit den richtigen Methoden, aussagekräftigen Kennzahlen und regelmäßigen Soll-Ist-Vergleichen steuern Sie Ihre Projekte sicher zum Ziel.

Wenn Sie Projektcontrolling in Ihren Managementprozess integrieren, kann es den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Ergebnis und Budgetüberschreitungen, fehlenden Ressourcen oder kostspieligen Verzögerungen ausmachen. Behalten Sie Ihre Projekte mit Asana im Griff: Verwalten Sie Budgets, verfolgen Sie Meilensteine und erstellen Sie Berichte, damit Ihr Team sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kann.