Projektziele formulieren: SMART-Methode, Tipps & Beispiele

Sie haben Ihren Projektauftrag abgeschlossen. Und jetzt?

Wenn Sie kein System haben, um Ihre Zieldefinition festzuhalten, können Sie nicht ohne Weiteres feststellen: War Ihr Projekt erfolgreich? Haben Sie Ihre Vorgaben erfüllt oder nicht?

Wie kann man Ziele formulieren? Das ist gar nicht so schwer, aber Ihre Projektziele müssen sicherstellen, dass der Projekterfolg auf eine messbare und nützliche Art erfasst wird. Diese Erklärung wird Ihnen helfen, Projektziele zu nutzen und als Projektmanager noch weiter zu wachsen.

Was sind Projektziele?

Projektziele sind konkrete, messbare Vorgaben, die festlegen, was am Ende eines Projekts erreicht werden soll. Sie können sowohl greifbare Ergebnisse wie Materialien und Produkte umfassen als auch weniger greifbare Ziele wie erhöhte Produktivität oder Motivation. Ihre Projektziele sollten erreichbar, zeitlich begrenzt und spezifisch sein, damit Sie den Projekterfolg am Ende messen können.

Projektziele sind ein Schlüsselelement des Projektmanagements. Ohne sie haben Sie weder eine Möglichkeit, Ihre Vorgaben kurz und bündig zu kommunizieren, noch eine Methode, um den Erfolg nach Projektende zu evaluieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie sich Projektziele von anderen Aspekten des Projektmanagements unterscheiden.

Neben den hier beschriebenen Abgrenzungen ist es hilfreich zu wissen, dass sich Projektziele auch von Ihrem Projektplan und von Projektmeilensteinen unterscheiden. Ihr Projektplan ist ein umfassender Wegweiser mit allen wichtigen Schritten, Akteuren und Zeitrahmen. Meilensteine hingegen sind einzelne Etappen innerhalb Ihres Projektzeitplans, die den Abschluss bestimmter Aufgabengruppen markieren.

Projektziele vs. Projektvorgaben

Es gibt einen Unterschied zwischen Projektzielen und Projektvorgaben, auch wenn viele Teams diese Begriffe synonym verwenden. Grundsätzlich sind Projektvorgaben den Projektzielen übergeordnet. Ihre Projektvorgaben sollten umreißen, was passiert, wenn Ihr Projektauftrag erfolgreich abgeschlossen ist, und wie das Projekt mit den allgemeinen Geschäftszielen zusammenhängt.

Im Gegensatz zu den Projektvorgaben sind Projektziele detaillierter und spezifischer. Zwar können Projektziele oft auch Geschäftsziele beeinflussen, aber sie konzentrieren sich auf die konkreten Ergebnisse am Ende des Projekts.

• Beispiel für ein Projektziel: Innerhalb der nächsten zwei Monate fünf neue Möglichkeiten für die Kunden hinzufügen, um das Feedback-Formular im Produkt zu finden.

• Beispiel für eine Projektvorgabe: Es dem Engineering-Team einfacher machen, Kundenfeedback zu erhalten und darauf zu reagieren.

Projektziele vs. Geschäftsziele

Wie der Name bereits sagt, sind Projektziele die Ziele für einzelne Projekte. Ihre Projektziele sollten sich auf das Projekt beziehen, zu dem sie gehören, und spezifisch genug sein, damit sie Ihrem Team bei der Bewertung des Projekterfolgs helfen.

Geschäftsziele sind größer als ein einzelnes Projekt. Im Gegensatz zu Projektzielen werden Ihre Geschäftsziele Ihre Geschäftsentwicklung und Ihr Tempo prägen. Ihre Geschäftsziele sollten langfristige Richtlinien für Ihre Abteilung oder das ganze Unternehmen sein. Sie werden Ihre Unternehmensziele für ein Quartal oder ein ganzes Jahr bestimmen, und sie sollten sich an der Zielsetzungsmethode orientieren, die Ihr Team nutzt, wie zum Beispiel OKRs – Objectives and Key Results.

• Beispiel eines Projektziels: Den Net Promoter Score (NPS) unseres Unternehmens zum Ende des Quartals auf 62 verbessern.

• Beispiel eines Geschäftsziels: Der beste Dienstleister unserer Kategorie werden.

Projektziele vs. Projektergebnisse

Projektergebnisse sind die Materialien, die Sie am Ende Ihres Projekts haben wollen, in einer Marketingkampagne könnte ein Ergebnis zum Beispiel eine neue Anzeige oder eine Webseite sein. Grundsätzlich werden Ihre Projektziele vor dem Projektstart bestimmen, was Ihre Projektergebnisse sind; Ihre Ziele sollten also weiter gefasst sein als Ihre Ergebnisse.

Ihre Projektziele werden nicht nur die Ergebnisse erfassen, sondern auch die Vorteile und Auswirkungen dieser Ergebnisse bestimmen, insbesondere im Bezug auf das große Ganze Ihrer Projektvorgaben und Geschäftsziele.

• Beispiel eines Projektziels: Die monatliche Kundenabwanderung bis Ende des Jahres auf unter 1 % reduzieren.

• Beispiel eines Projektergebnisses: Eine Rückgewinnungskampagne für ehemalige Kunden wurde gestartet.

Die Vorteile von Projektzielen

Eine klare Zielformulierung bietet Ihrem Team mehrere entscheidende Vorteile:

• Erfolgsmessung. Sie können am Projektende objektiv feststellen, ob Ihre Vorgaben erfüllt wurden.

• Kommunikation. Alle Beteiligten verstehen, worauf das Projekt hinarbeitet.

• Motivation. Teammitglieder sehen, wie ihre Arbeit zum Gesamtziel beiträgt.

• Kontinuierliche Verbesserung. Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten fließen in zukünftige Planungen ein.

Das Streaming-Unternehmen Joyn zeigt, wie klare Projektziele auf allen Ebenen funktionieren. Mit Asana Goals hat Joyn eine transparente Zielhierarchie aufgebaut, von Jahreszielen über crossfunktionale Ziele bis hin zu Teamzielen. Das Ergebnis: 60 % weniger Aufwand für Zielsetzungs-Meetings und eine messbar höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Erfahren Sie, wie Asana auch Ihrem Team helfen kann.

Wenn Teammitglieder keine klare Vorstellung davon haben, wie ihre Arbeit zu den weiter gefassten Projekt- und Firmenzielen beiträgt, sind sie weniger motiviert und engagiert. Laut Asanas Bericht zur Anatomie der Arbeit fehlt es vielen Wissensarbeitern an einem klaren Verständnis davon, wie ihre individuelle Arbeit hilft, die Unternehmensziele zu erreichen.

Ihre Projektziele sind zwar keine Firmenziele, aber sie sind der entscheidende Zwischenschritt, der einzelne Arbeitsschritte mit Ihrer Projektarbeit und die Projektarbeit mit den Zielen Ihres Unternehmens verknüpft.

Wenn Ihre Zielformulierung klar ist, können Ihre Teammitglieder ihre Arbeit fortlaufend einschätzen und sich bei Bedarf wieder auf die Ziele konzentrieren. Sie können sich Ihre Ziele also als einen Kompass vorstellen, der Ihrem Team hilft, den richtigen Weg einzuschlagen.

Projektziele formulieren: 5 Tipps für eine bessere Zielformulierung

Bei der Formulierung von Projektzielen hilft die SMART-Methode, um sicherzustellen, dass die Ziele Ihres Projektauftrags eindeutig und erreichbar sind. Diese Art von Zielen werden gerade im Projektmanagement von Projektteams aller Art auf unterschiedliche Weise genutzt. Das Akronym steht für:

• Spezifisch – klar auf das Projekt zugeschnitten

• Messbar – mit konkreten Kennzahlen überprüfbar

• Ausführbar – innerhalb des Projektumfangs erreichbar

• Realistisch – mit den verfügbaren Ressourcen umsetzbar

• Terminiert – mit einem klaren Zeitrahmen versehen

Formulieren Sie SMARTe Projektziele und stellen Sie so sicher, dass die Ziele für Ihr Team klar und hilfreich sind. Der Prozess der Zielformulierung geht folgendermaßen:

1. Definieren Sie Ihre Projektziele direkt nach Projektauftrag

Damit Ihre Ziele die Projektergebnisse herbeiführen können, müssen Sie Projektziele definieren, und zwar ganz am Anfang, damit sie Ihnen während des Projekts den Weg weisen. Wie bereits erwähnt, sind Ihre Projektziele ein Schlüsselelement Ihres Projektplans, welchen Sie ebenfalls am Anfang Ihres Projekts, gleich nach Projektauftrag, aufsetzen sollten.

2. Beteiligen Sie Ihr Projektteam am Prozess der Zielsetzung

Je stärker Sie andere involvieren, desto besser werden Ihre Projektziele nach der Zielformulierung erfüllt. Laden Sie Ihr Team zu einem gemeinsamen Workshop ein, in dem Sie die Ziele gemeinsam definieren und priorisieren. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten ein klares Verständnis haben und den Projektplan effektiv umsetzen können.

3. Formulieren Sie kurze, aber klare Projektziele

Wenn Sie zum ersten Mal ein Projektziel erstellen, spüren Sie vielleicht die Versuchung, jedes Detail zu beschreiben. Halten Sie Ihre Zielformulierung stattdessen kurz: ein bis zwei Sätze, die die gewünschten Projektergebnisse klar benennen. Zusätzliche Informationen wie Budget oder Beteiligte gehören in Ihren Projektplan.

4. Nutzen Sie die SMART-Methode

Sie sollten der SMART-Methode folgen, um klar definierte Projektziele zu formulieren. Das stellt sicher, dass Ihre Projekte realistisch und kontrollierbar sind und Sie einen konkreten Erfolgspfad haben. Insbesondere sollten Ihre Projektziele die folgenden Eigenschaften aufweisen:

• Spezifisch. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zielformulierung klar auf das Projekt zugeschnitten ist, an dem Ihr Team gerade arbeitet. Vermeiden Sie übermäßig weit gefasste Projektziele, die nicht unmittelbar mit dem Projektergebnis verknüpft sind.

• Messbar. Am Ende Ihres Projekts brauchen Sie eine Möglichkeit, einen Blick zurück zu werfen und zu bestimmen, ob Ihr Projekt erfolgreich war. Wenn Sie Ihre Projektziele definieren, stellen Sie sicher, dass diese direkt messbar sind, wie zum Beispiel prozentuale Änderungen oder eine konkrete Anzahl.

• Ausführbar. Sind Ihre Projektziele etwas, was Sie im Rahmen Ihres Projekts realistisch erreichen können? Wenn Ihr Projektumfang unrealistisch ist, dann sind Ihre Projektziele es vermutlich ebenfalls. Ohne ausführbare Projektziele kann es im Laufe Ihres Projekts zu Scope Creep, Verzögerungen und einer Überlastung Ihrer Mitarbeiter kommen.

• Realistisch. Wenn Sie Projektziele erstellen, sollten Sie eine Vorstellung von Ihren Projektressourcen haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele innerhalb des Projektzeitrahmens und mit den verfügbaren Ressourcen realistisch sind.

• Terminiert. Ihre Projektziele sollten berücksichtigen, wie lang Ihr Projektzeitrahmen ist.

5. Überprüfen Sie Ihre Projektziele regelmäßig

Mitarbeiter, die verstehen, wie ihre individuelle Arbeit wertvoll für ihr Unternehmen ist, sind deutlich motivierter und engagierter. Damit Ihr Team koordiniert und motiviert bleibt, sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern regelmäßig über die Projektziele sprechen.

Damit alle auf dem Laufenden sind, nehmen Sie in Ihre Projektstatusberichte einen Abschnitt auf, der an Ihre Projektziele anknüpft. KI-gestützte Tools wie die automatischen Statusberichte von Asana können diesen Prozess vereinfachen, indem sie den Fortschritt gegenüber Ihren definierten Zielen regelmäßig zusammenfassen. So kann Ihr Projektteam seine Arbeit bei Bedarf anpassen und so weitermachen, wie es für das Erreichen Ihrer Projektziele am besten ist.

Wie wirkungsvoll klare Projektziele sein können, zeigt auch die gemeinnützige Organisation Stand.earth. Durch ergebnisorientiertes Arbeiten mit Asana konnte Stand.earth 10 % mehr Finanzierungsmöglichkeiten identifizieren und die finanziellen Ressourcen innerhalb eines Jahres um 17 % steigern. Entdecken Sie, wie Asana Ihre Zielverfolgung unterstützen kann.

Zielarten und Zielkategorien im Projektmanagement

Projektziele lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen. Diese Einteilung hilft Ihnen, alle relevanten Dimensionen Ihres Projekts im Blick zu behalten und keine wichtigen Aspekte zu übersehen.

Das Magische Dreieck: Zeit, Kosten und Leistung

Im Projektmanagement beschreibt das Magische Dreieck die drei zentralen Zieldimensionen: Zeit, Kosten und Leistung (auch Qualität oder Umfang genannt). Diese drei Faktoren stehen in direkter Wechselwirkung zueinander.

Wenn Sie an einer Dimension drehen, hat das Auswirkungen auf die anderen beiden. Verkürzen Sie beispielsweise die Projektlaufzeit, steigen entweder die Kosten oder der Leistungsumfang muss reduziert werden. Dieses Verständnis ist entscheidend, wenn Sie realistische Projektziele formulieren.

Sachziele und Leistungsziele

Sachziele beschreiben, was am Ende des Projekts konkret erreicht oder geliefert werden soll. Dabei geht es um die inhaltliche Qualität und den Funktionsumfang der Projektergebnisse.

Beispiel: „Die neue Kundenplattform muss mindestens drei Sprachen unterstützen und eine Ladezeit von unter zwei Sekunden erreichen."

Terminziele

Terminziele legen fest, bis wann bestimmte Ergebnisse vorliegen müssen. Sie sind eng mit dem Projektzeitplan verknüpft und helfen, den Fortschritt messbar zu machen.

Beispiel: „Der Prototyp muss bis zum 15. März fertiggestellt und dem Auftraggeber präsentiert werden."

Kostenziele

Kostenziele definieren den finanziellen Rahmen Ihres Projekts. Sie stellen sicher, dass das Projekt innerhalb des genehmigten Budgets bleibt.

Beispiel: „Die Gesamtkosten für die Implementierung dürfen 150.000 Euro nicht überschreiten."

Zielbeziehungen erkennen und steuern

Projektziele stehen selten isoliert voneinander. Sie können sich gegenseitig unterstützen (komplementäre Ziele), in Konflikt zueinander stehen (konkurrierende Ziele) oder unabhängig voneinander sein (neutrale Ziele).

Konkurrierende Ziele erfordern besondere Aufmerksamkeit: Wenn Sie beispielsweise gleichzeitig die Qualität steigern und die Kosten senken möchten, müssen Sie Prioritäten setzen. Nutzen Sie eine Zielbeziehungsmatrix, um Konflikte frühzeitig zu erkennen und gemeinsam mit Ihrem Team Kompromisse zu finden.

Mit einem Ressourcenmanagement-Plan behalten Sie den Überblick über die Wechselwirkungen zwischen Ihren Projektzielen.

Nicht-Ziele definieren: Klare Grenzen für Ihr Projekt

Genauso wichtig wie die Frage „Was wollen wir erreichen?" ist die Frage „Was wollen wir bewusst nicht erreichen?". Nicht-Ziele grenzen den Projektumfang klar ab und schützen Ihr Team vor Scope Creep.

Nicht-Ziele sind bewusste Festlegungen, die bestimmte Ergebnisse oder Funktionen explizit aus dem aktuellen Projekt ausschließen. Im Gegensatz zu gescheiterten Zielen handelt es sich um strategische Entscheidungen, die den Projektumfang klar abgrenzen. Das schafft Klarheit für alle Beteiligten und verhindert Missverständnisse während der Umsetzung.

Beispiel: Wenn Sie eine neue Unternehmenswebsite entwickeln, könnte ein Nicht-Ziel lauten: „Die Integration eines Online-Shops ist nicht Bestandteil dieses Projekts." So weiß Ihr Team genau, worauf es sich konzentrieren soll.

Halten Sie Ihre Nicht-Ziele gemeinsam mit Ihren Projektzielen schriftlich fest, idealerweise in Ihrem Projektplan. So können alle Beteiligten bei Unklarheiten darauf zurückgreifen.

Projektziele: Beispiele für gute und schlechte Ziele

Es ist nicht einfach, ein Projektziel richtig zu formulieren, und Sie werden womöglich etwas Zeit brauchen, bis Sie den Dreh raus haben. Das ist kein Problem! Schauen Sie sich diese drei Projektziele-Beispiele an, damit Sie Ihre eigene Zielformulierung besser durchführen können:

Projektziele-Beispiel 1: Projektziel für ein Geschäftsprojekt

• Schlecht: Neue Homepage veröffentlichen.

Projektziele definieren ist gar nicht so einfach. Diesem Projektziel fehlen z. B. viele der SMART-Merkmale. Das Ziel ist zwar messbar, ausführbar und realistisch, aber weder spezifisch noch terminiert. Wann soll die Homepage veröffentlicht werden? Worauf soll sich die Neugestaltung konzentrieren?

• Gut: Neue Materialien und Texte für die Homepage mit einem Fokus auf jeweils vier Kundenstorys und Anwendungsfälle erstellen. Aktualisierte, kundenorientierte Homepage bis Ende des 2. Quartals veröffentlichen.

Dieses Projektziel ist spezifisch (neue Materialien und Texte erstellen), messbar (aktualisierte, kundenorientierte Homepage veröffentlichen), ausführbar und realistisch (mit einem Fokus auf vier Kundenstorys und Anwendungsfälle) sowie terminiert (bis Ende des 2. Quartals).

Projektziele-Beispiel 2: Projektziel für ein gemeinnütziges Projekt

• Schlecht: Nachhaltigkeit in unserem Produktionsprozess um 5 % steigern.

Dieses Projektziel ist zwar spezifischer als das vorherige schlechte Beispiel, ihm fehlen aber immer noch mehrere wichtige Eigenschaften. Das Ziel ist messbar (um 5 %), aber weder spezifisch noch terminiert, da wir nicht angeben, was „Nachhaltigkeit" bedeutet oder bis wann der Produktionsprozess verbessert sein muss. Deswegen wissen wir auch nicht, ob es ausführbar und realistisch ist.

• Gut: Innerhalb der kommenden 12 Wochen Betriebsabfälle um 5 % reduzieren und Nutzung von wiederverwerteten Produkten um 20 % steigern.

Dieses Projektziel ist viel besser. Denn wenn Sie Projektziele definieren, brauchen Sie auch eine Möglichkeit, um ein spezifisches Ziel zu messen (um 5 %... um 20 %). Das Ziel ist ehrgeizig, aber die zeitliche Begrenzung (innerhalb der kommenden 12 Wochen) macht es sowohl ausführbar als auch realistisch.

Projektziele-Beispiel 3: Projektziel für ein persönliches Projekt

• Schlecht: Leistungsbeurteilungen verbessern.

Ob Sie es glauben oder nicht: Die meisten Ziele für persönliche Projekte sind nicht SMART, weil es uns schwerfällt, Erfolgsindikatoren auf uns selbst anzuwenden. Wir brauchen aber eine eindeutigere Zielformulierung, um zu wissen, ob wir uns verbessert und unsere persönlichen Ziele erreicht haben.

• Gut: Mindestens 4 von 5 Punkten in den nächsten beiden Leistungsbeurteilungen erhalten.

Hier haben wir ein Projektziel, das alle Kriterien erfüllt: Es ist spezifisch (mindestens 4 von 5 Punkten erhalten), messbar (4 von 5), ausführbar und realistisch (4 von 5 lässt uns Spielraum für unerwartete Schwierigkeiten), und terminiert (die nächsten beiden Beurteilungen).

Projektziele erreichen: Vom Plan zur Umsetzung mit den richtigen Tools

Gut formulierte Projektziele sind der erste Schritt. Damit Ihr Team diese Ziele auch tatsächlich erreicht, brauchen Sie drei Bausteine:

• Klare Verantwortlichkeiten – jedes Teammitglied weiß, wofür es zuständig ist

• Regelmäßige Fortschrittskontrolle – der Status aller Ziele wird laufend überprüft

• Zentrale Plattform – alle Ziele, Aufgaben und Ergebnisse an einem Ort

Moderne Work-Management-Plattformen wie Asana verbinden Ihre strategischen Projektziele direkt mit den täglichen Aufgaben Ihres Teams. So sieht jedes Teammitglied, wie seine Arbeit zum Gesamtziel beiträgt. Mit der Zielverfolgung in Asana behalten Sie den Fortschritt aller Projektziele in Echtzeit im Blick.

Asana AI Teammates gehen noch einen Schritt weiter: 30 vorgefertigte AI-Agents unterstützen Ihr Team in den Bereichen Marketing, Operations und IT. Der Statusbericht-Agent erstellt automatisch Fortschrittsberichte zu Ihren Projektzielen, während der Workflow-Optimierer Engpässe identifiziert, bevor sie zum Problem werden. Enterprise-Sicherheit mit Audit-Trails sorgt dabei für vollständige Transparenz und Datenschutz.

Bereit, Ihre Projektziele nicht nur zu formulieren, sondern auch zu erreichen? Starten Sie kostenlos mit Asana und bringen Sie Klarheit in Ihre Projektplanung.

Häufig gestellte Fragen zu Projektzielen