Projektumfang definieren: So planen Sie Ihren Scope

Der Projektumfang (englisch: Scope) beschreibt den gesamten Rahmen eines Projekts, einschließlich aller Ziele, Aufgaben, Fristen und Ressourcen. Er sollte auf den Punkt genau passen: groß genug, um alle Projektergebnisse einzuschließen, aber so übersichtlich, dass die Ziele erreichbar bleiben.

Das schaffen Sie am besten, indem Sie den Projektumfang klar definieren. So erreichen Sie Ihre Projektziele frist- und budgetgerecht, ohne Ihr Team zu überlasten.

Was versteht man unter dem Projektumfang?

Der Projektumfang definiert die Grenzen eines Projekts: Er legt fest, welche Ziele, Fristen und Projektergebnisse erreicht werden sollen, und welche nicht. Ein klar festgelegter Projektumfang stellt sicher, dass die Projektziele ohne Verspätung oder Überlastung erreicht werden.

Sie müssen den Projektumfang keineswegs alleine definieren. Holen Sie sich wichtige Beteiligte mit ins Boot, etwa aus dem Produkt-, Design- und Content-Team, und stellen Sie sicher, dass alle dasselbe Verständnis der Projektziele teilen. Bei komplexen Projekten empfiehlt sich zusätzlich ein Prozess zur Änderungssteuerung.

Was ist ein Scope-Dokument?

Das Scope Dokument ist ein schriftliches Dokument, das den Umfang des Projekts (the scope of the project) darlegt. Je nach Komplexität Ihres Projekts kann diese Beschreibung ein Abschnitt Ihres Projektplans oder ein eigenständiges Dokument sein. Wenn Sie zusätzlich mit einem externen Team oder Anbieter zusammenarbeiten, können Sie Ihre Beschreibung zu einer Leistungsbeschreibung umwandeln, in der die Vereinbarung zwischen Ihnen und den externen Anbietern festgehalten wird.

Was ist der Unterschied zwischen Projektumfang und Produktumfang?

Projektumfang und Produktumfang werden häufig verwechselt, beschreiben jedoch unterschiedliche Aspekte eines Vorhabens. Der Produktumfang (Product Scope) bezieht sich auf die Funktionen, Merkmale und Spezifikationen des Endprodukts oder der Dienstleistung, die geliefert werden soll. Er beantwortet die Frage: Was genau wird erstellt?

Der Projektumfang (Project Scope) hingegen umfasst die gesamte Arbeit, die erforderlich ist, um das Projekt erfolgreich abzuschließen, einschließlich aller Aufgaben, Fristen, Ressourcen und Meilensteine. Er beantwortet die Frage: Wie gelangen wir dorthin? Der Projektumfang schließt den Produktumfang stets mit ein.

Ein Beispiel verdeutlicht den Unterschied: Bei der Einführung einer neuen App umfasst der Produktumfang die gewünschten Features wie Login, Dashboard und Benachrichtigungen. Der Projektumfang legt darüber hinaus fest, welche Teams beteiligt sind, welches Budget zur Verfügung steht, welche Meilensteine erreicht werden müssen und bis wann die App fertiggestellt sein soll. Nur wenn beide Umfänge aufeinander abgestimmt sind, kann ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden.

Was ist Scope Creep?

Scope Creep geschieht, wenn die Projektergebnisse den festgelegten Projektumfang überschreiten. Ein typisches Beispiel: Mitten in einer Produkteinführung fügen Beteiligte nachträglich eine Presseerklärung und einen Blogbeitrag als zusätzliche Ergebnisse hinzu, ohne dass dies eingeplant war. Das führt zu unnötigem Stress und Verzögerungen bei den ursprünglichen Projektergebnissen.

Wenn es für Ihr Projekt zusätzlichen Arbeitsaufwand gibt, arbeiten Sie womöglich an Aufgaben, mit denen Sie zu Anfang des Projekts überhaupt nicht gerechnet haben. Dadurch entstehen wiederum Verspätungen, Überlastungen und Qualitätsmängel bei den Ergebnissen.

Um Scope Creep vorzubeugen, erstellen Sie vorab eine klare Beschreibung des Projektumfangs und teilen diese mit allen relevanten Beteiligten. Zusätzlich sollten Sie einen klaren Prozess einführen: Neue Aufgaben werden mit dem gesamten Team besprochen und erst nach gemeinsamer Freigabe aufgenommen. So bleibt der Projektumfang für alle überschaubar.

Welche Vorteile bringt ein klar definierter Projektumfang?

Ein klar definierter Projektumfang ist die Grundlage jeder guten Projektplanung. Ohne ihn wachsen Erwartungen unkontrolliert und übersteigen die Kapazitäten Ihres Teams. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Alle Beteiligten haben ein klares Verständnis hinsichtlich der Grenzen des Projekts

• Die Erwartungen der Beteiligten werden erfüllt und ihre Unterstützung ist Ihnen sicher

• Projektrisiken werden minimiert

• Die Budget- und Ressourcenplanung kann präzise durchgeführt werden

• Das Projekt kann auf Ihre wichtigsten Projektergebnisse ausgerichtet werden

• Scope Creep wird vermieden

• Es kann ein Prozess für Änderungsanfragen bei komplexen Projekten eingerichtet werden

Wie wirkungsvoll ein klar definierter Projektumfang sein kann, zeigt das Beispiel von Fedegari: Das Unternehmen nutzte Asana für sein Projektmanagement und konnte die Projektdurchlaufzeiten um 30 % verkürzen. Erfahren Sie in einer Demo, wie auch Sie Ihre Projekte effizienter steuern können.

8 Schritte zum Definieren des Projektumfangs

1. Beginnen Sie mit den Projektzielen

Bevor Sie den Projektumfang definieren, sollten Sie zunächst die Projektziele festlegen, also die konkreten Ergebnisse, die am Ende erreicht werden sollen. Der Projektumfang beschreibt den Weg zum Erreichen dieser Ziele, doch vorher müssen Sie wissen, wohin die Reise gehen soll.

2. Erstellen Sie, falls noch nicht geschehen, einen Ressourcenplan

Zusätzlich zu den Projektzielen sollten Sie die verfügbaren Ressourcen erfassen, vom Budget bis zu den Teamkapazitäten. Ein Ressourcenmanagementplan beschreibt, auf welche Ressourcen Sie zugreifen können und wie Sie diese effektiv einsetzen. Erstellen Sie diesen Plan vor dem Festlegen des Projektumfangs, damit Sie den Scope an die tatsächlichen Verfügbarkeiten anpassen können.

3. Erfassen Sie zusätzliche Projektanforderungen

Der frühe Vogel fängt bekanntlich den Wurm, das gilt auch für die Projektplanung. Für den Augenblick sollten Sie sich jedoch auf weitere potenzielle Einflussfaktoren auf den Scope konzentrieren. Denken Sie daran: Mit dem Scope legen Sie die Grenzen und die wichtigsten Ziele sowie das Budget, die Ressourcen und die gewünschten Ergebnisse fest.

Gibt es weitere Faktoren, die eine Rolle spielen könnten, wie etwa der zeitliche Rahmen des Projekts, dann sollten Sie das jetzt schon berücksichtigen. Auch ein Projektstrukturplan kann an dieser Stelle bereits sehr sinnvoll sein.

4. Erstellen Sie einen Entwurf für die Beschreibung des Projektscope

Jetzt gilt es, alles, was Sie zusammengetragen haben, in die Beschreibung des Projektscope einzupflegen. Diese Beschreibung sollte klarstellen, was im Umfang des Projekts enthalten ist, was nicht, und warum.

Je nach Komplexität Ihres Projekts könnte Ihre Beschreibung des Projektumfangs in Form von Stichpunkten, als ausführlicher Paragraph oder umfassende Leistungsbeschreibung auftreten. Unabhängig davon, wie lang die Beschreibung ist, sollten Sie die Projektziele darlegen und klar festlegen, was außerhalb der Projektscope-Planung liegt.

Wenn Sie ein wenig Inspiration bei der Festlegung des Projektscope benötigen, können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Zu welchem Zweck arbeiten wir an diesem Projekt? Was sind unsere endgültigen Ziele und Ergebnisse?

• Welche Einschränkungen gibt es? Welches Budget, wie viele Mitarbeiter und Ressourcen stehen uns zur Verfügung? Welche Teammitglieder werden am Projekt beteiligt sein?

• Wann müssen wir unsere Ergebnisse liefern? Was ist der zeitliche Rahmen dafür?

• Was ist nicht im Projektscope enthalten?

Beispiel für eine Beschreibung des Projektscope

Folgendes Szenario: Sie möchten die Website Ihres Unternehmens neu gestalten. Ihr Projektscope könnte folgendermaßen aussehen:

Projektziele: Backend der Website auf CMS-Plattform übertragen, um die Geschwindigkeit und Flexibilität der Website zu erhöhen.

Ressourcen:

• Das dreiköpfige Team der Webproduktion, 30 Stunden Arbeit pro Woche über 6 Wochen

• Leitender Softwareentwickler (eine Person), 10 Stunden Arbeit pro Woche über 6 Wochen

• Prüfung durch IT- und Rechtsteam (zwei Teams), 5 Stunden Arbeit auf Anfrage pro Woche

• 7.000 € Budget für das CMS

Ergebnisse:

Schulung aller Content-Autoren bis Ende Mai 2021

• Portierung der Website auf das neue CMS bis Juni 2021

Projektstrategieplan und Zeitplan:

• 1. April: Suche nach passendem CMS beginnt

• 1. Mai: Prüfung durch IT- und Rechtsteam

• 1. Mai, 3. Juni: Übertragung durch das Webproduktions-Team

• 1. Mai: Schulung der Content-Autoren

• 1. Juni: CMS ist live

Nicht im Projektscope:

• Neues DAM-System etablieren

• Anpassbare Webseiten im neuen CMS einrichten

5. Holen Sie die Unterstützung und das Einverständnis von wichtigen Beteiligten ein

Bevor Sie Ihre Beschreibung des Scope abschließen, sollten Sie sich der Unterstützung der Projektbeteiligten sicher sein. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, letzte Änderungen und Anpassungen vorzunehmen, Ihre Projektziele noch einmal zu überdenken und zu entscheiden, was nicht Bestandteil des Projekts sein soll. Wenn Ihr Projekt erst einmal läuft, ist es umso schwieriger, bestimmte Elemente Ihres Projektscope im Rahmen des Scopemanagements zu ändern.

Wie wichtig die Einbindung der Führungsebene ist, zeigt das Beispiel von Der Standard: Durch die Zielverfolgung in Asana erreichte das Unternehmen 100 % Transparenz auf Führungsebene. Sehen Sie in einer Demo, wie Asana auch in Ihrem Unternehmen für volle Transparenz sorgen kann.

6. Richten Sie bei Bedarf einen Prozess zur Änderungssteuerung ein

Wenn Sie viele Projektbeteiligte haben oder Ihr Vorhaben besonders komplex ist, könnte es sinnvoll sein, einen Prozess zur Änderungssteuerung zu etablieren. Bei großen und komplexen Projekten ändern sich zwangsläufig bestimmte Dinge während des Projektverlaufs. Vielleicht war Ihr Zeitplan zu eng gesetzt oder Sie haben neues Kundenfeedback erhalten, durch das Sie wichtige Ergebnisse anpassen müssen.

Ein Prozess zur Änderungssteuerung ist eine festgelegte Abfolge von Schritten, die Beteiligte durchlaufen müssen, bevor eine Änderung angenommen wird. Richten Sie dafür ein zentrales Formular ein, über das Änderungsanfragen eingereicht und von einer ausgewählten Gruppe Beteiligter geprüft werden. Wird eine Änderung genehmigt, sollten Sie die Prioritäten anderer Aufgaben anpassen, um Scope Creep zu vermeiden.

7. Teilen Sie Ihre Beschreibung des Projektumfangs mit dem Team

Die Projektbeteiligten haben den Scope geprüft und bestätigt. Als Nächstes müssen Sie ihn mit Ihrem Projektteam teilen. Damit Ihr Team eine zentrale Informationsquelle über die zu erledigende Arbeit erhält, sollten Sie die Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools in Betracht ziehen.

8. Verweisen Sie während des Projekts gelegentlich auf die Beschreibung Ihres Projektumfangs

Wenn Sie die Beschreibung des Projektscope häufig zu Rate ziehen, können Sie immer wieder sicherstellen, dass Sie sich auf dem richtigen Weg befinden und nicht Gefahr laufen, ungeplanten Arbeitsaufwand mit ins Projekt aufzunehmen. Wenn jemand neue Elemente zu Ihrem Projekt hinzufügen möchte, ohne den Prozess zur Änderungssteuerung durchlaufen zu haben, verweisen Sie auf die Beschreibung des Projektscope und bitten Sie diese Person, ihre Ideen über das Formular als Anfrage oder dringliche Änderung zu übermitteln.

Vorlage und Beispiel für den Projektumfang

Eine gut strukturierte Vorlage hilft Ihnen, den Projektumfang systematisch zu erfassen. Nutzen Sie die folgende Vorlage als Ausgangspunkt für Ihre eigenen Projekte.

Vorlage für ein Scope-Dokument

Beispiel: Projektumfang für ein Marketingprojekt

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen plant eine umfassende Rebranding-Kampagne. So könnte der Projektumfang aussehen:

• Projektziel: Neue Markenidentität entwickeln und über alle Kanäle einführen.

• Liefergegenstände: Neues Logo, aktualisierte Markenrichtlinien, überarbeitete Website, Social-Media-Vorlagen und Pressemitteilung.

• Meilensteine: Designkonzept (Woche 2), Stakeholder-Feedback (Woche 4), Website-Launch (Woche 8).

• Zeitrahmen: 10 Wochen.

• Budget: 25.000 EUR.

• Ressourcen: Marketingteam (3 Personen), externer Designdienstleister, IT-Unterstützung.

• Ausschlüsse: Produktverpackungsdesign, TV-Werbespots.

Mit einer Projektmanagement-Software wie Asana können Sie diese Vorlage direkt in ein Projekt übertragen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.

Best practices für erfolgreiches Scope-Management

Ein klar definierter Projektumfang ist nur der Anfang. Mit den folgenden Best Practices stellen Sie sicher, dass der Scope während des gesamten Projekts unter Kontrolle bleibt.

• Stakeholder frühzeitig einbinden: Beziehen Sie alle relevanten Beteiligten bereits in die Scope-Definition ein. So vermeiden Sie spätere Missverständnisse und stellen sicher, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

• Änderungsanfragen formalisieren: Richten Sie einen klaren Prozess für Änderungsanfragen ein. Jede Anpassung am Projektumfang sollte dokumentiert, geprüft und genehmigt werden, bevor sie umgesetzt wird.

• Regelmäßige Scope-Reviews durchführen: Überprüfen Sie den Projektumfang in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel bei jedem Meilenstein. So erkennen Sie Abweichungen frühzeitig und können rechtzeitig gegensteuern.

• Prioritäten klar kommunizieren: Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Definieren Sie klare Prioritäten, damit Ihr Team weiß, worauf es sich konzentrieren soll.

• Puffer einplanen: Unvorhergesehene Ereignisse gehören zu jedem Projekt. Planen Sie zeitliche und finanzielle Puffer ein, um flexibel reagieren zu können.

Ein Beispiel aus der Praxis: KW Automotive zentralisierte seine globalen Workflows mit Asana, beseitigte E-Mail-Silos und beschleunigte so das Unternehmenswachstum. Moderne Scope-Management-Tools machen den Unterschied. Entdecken Sie in einer Demo, wie Asana auch Ihr Scope-Management verbessern kann.

KI-Teammitglieder für das Scope-Management einsetzen

Moderne Projektmanagement-Tools wie Asana bieten mit AI Teammates eine leistungsstarke Unterstützung für das Scope-Management. Diese 30 vorgefertigten AI-Agents arbeiten direkt in Ihren bestehenden Workflows und helfen dabei, den Projektumfang effizient zu verwalten:

• Automatische Statusberichte: Der Ersteller von Statusberichten wandelt Projekt-Updates in Berichte um, die für Führungskräfte geeignet sind, so bleiben alle Beteiligten über den aktuellen Scope-Status informiert.

• Risiken frühzeitig erkennen: Der Workflow-Optimierer findet Engpässe in Ihren Workflows und schlägt Korrekturen vor, bevor sie zu Scope Creep führen.

• Entscheidungen nachverfolgen: Der Entscheidungs-Tracker pflegt eine durchsuchbare Dokumentation aller wichtigen Entscheidungen, besonders wertvoll, wenn Scope-Änderungen diskutiert werden.

• Compliance sicherstellen: Der Compliance-Spezialist überprüft, ob Projektdokumente den Vorgaben entsprechen, sodass Teams die Vorschriften einhalten, ohne in ihrer Arbeit gebremst zu werden.

• Datenqualität gewährleisten: Der Datenqualitätsmanager bereinigt fehlende Daten und sorgt dafür, dass Ihr Arbeitsbereich organisiert und zuverlässig bleibt.

Mit AI Studio können Sie zusätzlich eigene KI-Workflows erstellen, die speziell auf Ihre Scope-Management-Prozesse zugeschnitten sind. Alle AI Teammates arbeiten dabei mit eigener Identität, klaren Berechtigungen und einem vollständigen Audit-Trail, sodass jede Aktion überprüfbar und nachvollziehbar bleibt.

Jetzt mit Asana starten und entdecken Sie, wie AI Teammates Ihr Scope-Management vereinfachen.

So setzen Sie Projektgrenzen mit effektivem Scope-Management

Mit der Beschreibung und der Verwaltung des Projektumfangs ebnen Sie den Weg für ein planmäßiges und erfolgreiches Projekt. Indem Sie eine klare Scope-Planung und ein effektives Scope-Management durchführen, unterstützen Sie Ihr Projektteam und beugen Überlastungen vor. Das kann allerdings nur geschehen, wenn Sie den Scope klar kommunizieren.

Nutzen Sie eine Projektmanagement-Software wie Asana, um alle Informationen, Abläufe und Aufgaben digital festzuhalten. Mit KI-Teammitgliedern können Sie zudem Routineaufgaben automatisieren, Risiken frühzeitig erkennen und Ihren Projektumfang durchgängig im Blick behalten.

Jetzt mit Asana starten und erleben Sie, wie Asana Ihnen hilft, Ihren Projektumfang effizient zu planen und zu verwalten.

Häufig gestellte Fragen zum Projektumfang