Use Case: Definition, Beispiel und Anleitung

Stellen Sie sich vor, Sie sind als Projektleiter für ein System verantwortlich, das mit verschiedensten Nutzern interagiert. Dabei ist es wichtig, nicht nur die interne Sicht zu betrachten, sondern auch die Perspektive der Nutzer in die Entwicklung einzubeziehen.

Genau davon handelt ein Use Case. Erfahren Sie hier mehr über die Definition, den Nutzen von sogenannten Anwendungsfällen und die Erstellung eines Use Case Diagramms.

Was ist ein Use Case?

Ein Use Case (Anwendungsfall) ist eine strukturierte Beschreibung der nach außen sichtbaren Interaktion zwischen einem Akteur und einem System. Er dokumentiert, welche Schritte ein Nutzer, eine Organisation oder ein anderes System durchführt, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Use Cases bestehen aus einer textuellen Spezifikation und einem visuellen Diagramm (UML).

Dabei besteht am Anfang vom Anwendungsfall ein Auslöser, der den Nutzer dazu veranlasst, in Interaktion mit dem System zu treten. Der Nutzer tritt hierbei als Akteur auf, der mit der Verwendung des Systems ein bestimmtes Ziel bzw. ein Ergebnis erreichen möchte.

Meist kann ein System mehrere Use Cases ausführen. Ein Beispiel hierfür wäre ein Geldautomat: Man kann den Kontostand einsehen, Geld abheben oder bei manchen Automaten Geld einzahlen. Je nach Ziel muss der Akteur unterschiedlich mit dem System interagieren.

Woher kommt der Begriff "Use Case"?

Das Prinzip der Anwendungsfälle existiert bereits seit längerer Zeit. Bereits Anfang 1990 wurden diese im Softwarebereich eingesetzt, denn sie liefern eine einfache Möglichkeit, die verschiedenen Funktionalität eines Systems zu dokumentieren.

Der genaue Ursprung liegt im Jahr 1987, als Ivar Jacobson das Konzept erstmals vorstellte. Seine Definition lautete: "Ein Anwendungsfall ist eine spezielle Reihenfolge an Transaktionen, die von einem Nutzer und einem System im Dialog durchgeführt werden."

Welche Arten von Use Cases gibt es?

Man unterscheidet prinzipiell zwischen zwei Arten von Anwendungsfällen.

• Black-Box: Bei dieser Art von Use Case wird nur dokumentiert, was das System leisten soll, nicht wie es diese Leistungen bereitstellt. In der Praxis werden diese Anwendungsfälle bevorzugt, da sie die Ansicht von außen zeigen.

• White-Box: Bei der White-Box werden alle Schnittstellen und Komponenten dokumentiert, damit sichtbar wird, wie eine Funktionalität bereitgestellt wird.

Im Bereich der Black-Box Use Cases wird auch noch zwischen Geschäftsanwendungsfällen (business use case) und Systemanwendungsfällen (system use case) unterschieden. Ein Geschäftsanwendungsfall wäre zum Beispiel "Essen bestellen", während ein Systemanwendungsfall zum Beispiel "Online Essen bestellen" wäre.

Use Case vs User Story: Wo liegt der Unterschied?

In vielen Fällen wird der Begriff Use Case mit User Story verwechselt. Hierbei gibt es jedoch eine klare Abgrenzung.

Im agilen Projektmanagement, wie zum Beispiel Extreme Programming, werden Use Cases in einer noch knapperen Form aufgeschrieben. Da diese Darstellung sehr kurz ist, wird sie als User Story bezeichnet.

Eine User Story ist also eine Kurzbeschreibung eines Anwendungsfalles. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede:

Welchen Nutzen und welche Vorteile haben Use Cases?

Software wird mit dem Ziel entwickelt, einen konkreten Nutzen für Kunden zu schaffen. Ohne klar definierte Ziele sehen Kunden keinen Mehrwert, und das System wird vom Markt nicht akzeptiert. Use Cases helfen dabei, diesen Kundennutzen von Anfang an in den Mittelpunkt zu stellen.

Gerade deshalb sind Use Cases ein sehr beliebtes und mächtiges Tool im Projektmanagement. So sollten zu Beginn die wichtigsten Anwendungsfälle definiert werden mit den jeweiligen Zielen. Dies schafft ein Gesamtbild über den Zweck der Software und dient dem Projektmanager und dem Team als Orientierung.

Use Cases können dem Projektteam auf unterschiedlichste Art und Weise nützlich sein:

• Einfach zu erstellen: Die Erstellung ist unkompliziert. Die verschiedenen Akteure und Anwendungsfälle lassen sich leicht dokumentieren und grafisch in Beziehung zueinander stellen.

• Gute Gesamtübersicht: Use Cases kombinieren Spezifikation und Diagramm, sodass Sie sowohl einen Gesamtüberblick als auch detaillierte Informationen zu jedem Anwendungsfall erhalten.

• Orientierung: Das Team weiß, welche Anforderungen an das System gestellt werden und wie diese erfüllt werden können.

• Ableitung von weiteren Informationen: Aus den Use Cases und den Zielen der Akteure lassen sich funktionale Anforderungen sowie Testfälle (test cases) ableiten.

Wie erstellt man einen Use Case?

Grundsätzlich besteht ein Anwendungsfall aus zwei verschiedenen Bestandteilen:

• Use Case Spezifikation

• Use Case Diagramm

Use Case Spezifikation

Eine Use Case Beschreibung liefert Informationen über die Interaktion zwischen Nutzer und System in einer natürlichen Sprache. Somit lässt sich leicht ein Überblick über die grundlegenden Informationen schaffen.

Die Beschreibung wird meist textuell auf Basis einer Vorlage erfasst. Folgende Punkte sollten dabei im Idealfall enthalten sein:

• Name des Anwendungsfalles + Identifier

• Kurzbeschreibung

• Beteiligte Akteure

• Auslöser

• Vorbedingungen (pre-conditions)

• Normalablauf

• Alternative Abläufe, falls notwendig

• Ergebnis

• Nachbedingung (post-conditions), falls vorhanden

• Hinweise, falls notwendig

Mit einer solchen Spezifikation lassen sich mehrere Anwendungsfälle verfassen, die bei einem System möglich sind. So lässt sich erschließen, ob der Ablauf für den Kunden nutzenbringend und unkompliziert ist.

Use Case Diagramm

Im Gegensatz zur Spezifikation ist ein Use Case Diagramm eine grobe visuelle Repräsentation der verschiedenen Akteure und Beziehungen. Mit einem Anwendungsfalldiagramm erkennt man die Anzahl der Anwendungsfälle, die beteiligten Akteure und deren Beziehungen zueinander.

Die wichtigsten Elemente in dem Diagramm sind:

• Anwendungsfälle

• Akteure

• Beziehungen

• Systemgrenzen

Use Cases sind die Möglichkeiten, mit dem System zu interagieren, und Akteure sind die Nutzer, die in Interaktion mit dem System stehen. Oft werden die Akteure im Diagramm durch Strichmännchen abgebildet.

Die Beziehungen zwischen Anwendungsfällen und Akteuren werden durch Linien dargestellt. Für detailliertere Angaben können Pfeile als Navigationsangabe dienen, die zeigen, wer die Interaktion initiiert.

Es gibt drei verschiedene Beziehungen:

• Die Include-Beziehung: Hierbei wird ein Anwendungsfall in einen anderen Fall eingebunden. Dies kann beispielsweise die PIN-Abfrage beim Geld abheben sein.

• Die Erweiterungsbeziehung: Hier wird ein Anwendungsfall unter bestimmten Umständen durch einen anderen Fall erweitert. Ein Beispiel wäre das Ausdrucken einer Quittung bei der Behebung von Bargeld.

• Spezialisierungs- und Generalisierungsbeziehung: Hier wird ein allgemeiner Anwendungsfall durch spezifische Use Cases detaillierter ausgeführt. Ein Beispiel wäre die Entsperrung eines Smartphones: Die Entsperrung ist allgemein, die Authentifizierung mittels PIN oder Fingerabdruck spezifischer.

Der Prozess der Erstellung von Use Cases

Um einen Anwendungsfall erstellen zu können, müssen Sie als Projektmanager alle notwendigen Informationen vorliegen haben. Beziehen Sie so viele Mitarbeiter wie nötig in die Erstellung ein. Die Use Case Beschreibung und das Use Case Diagramm sollten nur die wichtigsten Informationen beinhalten.

Wenn es um das Sammeln der Informationen geht, sollten die wichtigsten Punkte zu den Akteuren, den Vor- und Nachbedingungen, den eigentlichen Abläufen und den wichtigsten Beziehungen im Meeting gesammelt werden.

Zu den Akteuren sollten Sie sich nicht nur überlegen, welche Akteure in Interaktion mit dem System stehen, sondern auch, welches Ziel diese Akteure verfolgen.

Zu den Vor- und Nachbedingungen sollten Sie sich fragen, welche Bedingungen zu Beginn und zum Schluss erfüllt sein müssen. Dazu ist auch der Zustand wichtig, in welchem sich das System zu der gegebenen Zeit befinden sollte.

Beim Ablauf ist es wichtig herauszufinden, wie der Akteur mit dem System interagiert, also welche Schritte in welcher Reihenfolge stattfinden. Sammeln Sie auch Informationen über alternative Abläufe und mögliche Fehlerszenarien.

Ansonsten ist es noch wichtig herauszufinden, wie oft ein gewisser Arbeitsablauf stattfindet. So können Sie herausfinden, welchem Anwendungsfall Sie mehr Aufmerksamkeit bei der Softwareentwicklung schenken müssen.

Use Case Beispiel: Ein Anwendungsfall in der Praxis

Um die Theorie greifbar zu machen, zeigen wir Ihnen ein konkretes Use Case Beispiel aus der Praxis. Stellen Sie sich ein Online-Shop-System vor, bei dem ein Kunde eine Bestellung aufgeben möchte.

Die Use Case Spezifikation für diesen Anwendungsfall könnte folgendermaßen aussehen:

Im zugehörigen Use Case Diagramm würden der Kunde und das Zahlungssystem als Akteure dargestellt. Der Anwendungsfall "Bestellung aufgeben" steht im Zentrum, mit einer Include-Beziehung zum Use Case "Zahlung verarbeiten" und einer optionalen Erweiterungsbeziehung zum Use Case "Gutschein einlösen".

Dieses Beispiel zeigt, wie Use Cases komplexe Systeminteraktionen strukturiert und verständlich dokumentieren.

Was ist ein Use Case 2.0?

Use Cases sind sehr nützlich, da sie eine gute Gesamtübersicht verschaffen und einfach in der Erstellung sind. Oftmals sind Anwendungsfälle jedoch sehr groß, wodurch Sie nicht mittels agilem Projektmanagement innerhalb kurzer Sprints durchgeführt werden können.

Der Gründer von Use Cases, Ivar Jacobson, stellte dazu 2011 seine Lösung vor: Use Case 2.0. Gerade bei großen Anwendungsfällen werden diese in Scheiben geteilt, sogenannte Use Case Slices. Diese Teile können dann innerhalb eines Sprints realisiert werden, sodass man schneller Feedback erhält und die restlichen Sprints anpassen kann.

Tipps und Best Practices für erfolgreiche Use Cases

Mit den folgenden Tipps stellen Sie sicher, dass Ihre Use Cases klar, nützlich und praxistauglich sind:

• Aus Nutzersicht schreiben: Formulieren Sie jeden Use Case konsequent aus der Perspektive des Akteurs. So bleibt der Fokus auf dem tatsächlichen Nutzerverhalten.

• Einen Use Case pro Ziel definieren: Jeder Anwendungsfall sollte genau ein Ziel des Akteurs abbilden. Vermeiden Sie es, mehrere Ziele zusammenzufassen.

• Den Normalablauf priorisieren: Beschreiben Sie zuerst den häufigsten und wichtigsten Ablauf. Alternative Abläufe und Ausnahmen ergänzen Sie anschließend.

• Klare Vor- und Nachbedingungen festlegen: Definieren Sie präzise, welche Bedingungen vor dem Start erfüllt sein müssen und welcher Zustand nach Abschluss erwartet wird.

• Regelmäßig aktualisieren: Anforderungen ändern sich im Projektverlauf. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Use Cases kontinuierlich.

• Einfache Sprache verwenden: Vermeiden Sie unnötige Fachbegriffe. Use Cases sollten auch für Stakeholder ohne technischen Hintergrund verständlich sein.

• KI-gestützte Qualitätsprüfung nutzen: Moderne Tools wie der Asana Spezifikationsprüfer (AI Teammate) können Ihre Use Case Spezifikationen automatisch auf Lücken und Unklarheiten überprüfen, damit Sie klare Anforderungen übergeben und Nacharbeiten vermeiden.

Use Cases im Projektmanagement: So integrieren Sie Anwendungsfälle erfolgreich

Use Cases dienen zur Visualisierung und Beschreibung der verschiedenen Interaktionen zwischen Akteur und System. Man kann diese jedoch hervorragend nutzen, um auch konkrete Pläne zur Umsetzung zu gestalten. Dazu kann man die Anwendungsfälle in sogenannte Slices zerschneiden, welche innerhalb eines Sprints realisiert werden können.

Ein Sprint ist ein essentieller Bestandteil von Scrum, einer Methode des agilen Projektmanagements. Die agile Methode zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass schnell und effizient auf Veränderungen reagiert werden kann. Zur Hilfe für agiles Projektmanagement eignen sich hervorragend Tools wie Asana. Asana hilft dabei Projekte und Prozess digital abzubilden, wodurch ein zentraler Ort für alle wichtigen Informationen geschaffen wird.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigen erfolgreiche Unternehmen: Outreach, eine Plattform für Sales Engagement, nutzte Asana, um fragmentierte Arbeitsabläufe zu konsolidieren und die Sicherheit durch zentrale Zugriffssteuerung zu verbessern. Das Unternehmen konnte manuelle Schritte bei der Einarbeitung und anderen Routineprozessen durch Automatisierung beseitigen.

Auch Benefit Cosmetics profitiert von der Integration ihrer Workflows in Asana: Das Team spart 52 Arbeitstage pro Jahr durch zentrale Kommunikation und verkürzte die Kampagnenzeitplanung von einer Stunde auf fünf Sekunden.

Darüber hinaus unterstützen unsere Asana AI Teammates die Arbeit mit Use Cases im Projektmanagement. Der Workflow-Optimierer findet Engpässe in Ihren Workflows und schlägt Korrekturen vor, während der Sprint-Coach die Sprint-Performance analysiert und Retrospektiven erleichtert. So können Sie Ihre Use Case Slices noch effizienter innerhalb agiler Sprints umsetzen.

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Fazit

Use Cases sind ein unverzichtbares Werkzeug für alle, die Systeme planen, entwickeln oder optimieren. Sie schaffen Klarheit über die Interaktionen zwischen Nutzern und Systemen, helfen bei der Definition von Anforderungen und bieten eine solide Grundlage für die Softwareentwicklung.

Ob als detaillierte Spezifikation, als visuelles Diagramm oder in der modernen Variante Use Case 2.0: Anwendungsfälle unterstützen Sie dabei, den Überblick über komplexe Projekte zu behalten und den Nutzen für Ihre Kunden in den Mittelpunkt zu stellen.

Mit einem Projektmanagement-Tool wie Asana können Sie Ihre Use Cases direkt in umsetzbare Aufgaben und Sprints überführen, Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Jetzt starten

Häufig gestellte Fragen zu Use Cases