Kommunikationsplan erstellen: Anleitung, Vorlage & Beispiele

Nicht selten entscheidet Kommunikation über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts. Bei klarer Kommunikation im Projektmanagement geht es nicht nur darum, wie Sie kommunizieren sollten, sondern auch darum, welche Teammitglieder welche Art von Nachrichten über welche Kommunikationskanäle erhalten sollten.

Die gute Nachricht: Einen effektiven Kommunikationsplan zu erstellen, ist nicht kompliziert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in wenigen Schritten einen Kommunikationsplan erstellen, und erhalten eine Vorlage sowie Beispiele für die Praxis.

Was ist ein Kommunikationsplan und wie hilft er dabei, Kommunikationsziele zu erreichen?

Ein Kommunikationsplan ist ein strukturiertes Dokument im Projektmanagement, das festlegt, wer wann über welchen Kanal welche Projektinformationen erhält. Er sorgt dafür, dass alle Beteiligten die richtigen Updates bekommen und klar ist, wer für welchen Kommunikationskanal verantwortlich ist.

Wenn Sie einen Kommunikationsplan teilen, sorgen Sie dafür, dass Ihr Team weiß, wer wann mit welchem Tool kontaktiert werden sollte. Ohne einen Kommunikationsplan stellt ein Teammitglied arbeitsbezogene Fragen möglicherweise über ein Tool, das andere selten nutzen. Statt klar zu kommunizieren, entsteht Frustration, weil niemand weiß, wer für welchen Kanal zuständig ist. Eine einfache Fehlkommunikation kann so schnell mehrere Teammitglieder blockieren.

Was gehört in einen Kommunikationsplan?

Ihr Kommunikationsplan ist die zentrale Anlaufstelle für Ihre Kommunikationsstrategie während des Projekts und sorgt für einen strukturierten Informationsaustausch. Der Aufbau des Kommunikationsplans sollte Teammitglieder in die Lage versetzen, Fragen, wie zum Beispiel die folgenden, zu beantworten:

• Welche Kommunikationskanäle nutzen wir? Wofür werden die einzelnen Kanäle genutzt?

• Wann sollten wir persönlich kommunizieren, und wann asynchron?

• Was sind die Projektrollen? Wer ist der Projektmanager? Wer ist im Projektteam? Wer sind die Projektbeteiligten?

• Wie werden wichtige Projektdetails (zum Beispiel Statusupdates) kommuniziert? Wie oft werden sie geteilt?

Was gehört nicht in einen Kommunikationsplan?

Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen zu verdeutlichen, wie Sie mit Ihrem Projektteam und anderen Projektbeteiligten kommunizieren wollen, unabhängig davon, ob es interne Teammitglieder sind, die in Ihrem Unternehmen arbeiten, oder externe Beteiligte, wie Kunden oder Auftragnehmer.

Ein Kommunikationsplan im Projektmanagement ist kein PR-Plan. Dieser Plan wird Ihnen nicht helfen, Ihre Social-Media-Strategie festzulegen, eine Zielgruppe zu identifizieren oder Kernbotschaften für unterschiedliche demographische Gruppen zu finden. Wenn Sie solche Pläne brauchen, sollten Sie einen Content-Kalender für Social Media oder einen Business-Strategie-Plan erstellen.

Die Vorteile der Anwendung eines Kommunikationsplans

Natürlich braucht man eine klare Kommunikation am Arbeitsplatz. Aber brauchen Sie dafür wirklich einen schriftlichen Kommunikationsplan?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Ein guter Kommunikationsplan und dessen Anwendung kann Ihnen helfen, die richtigen Informationen den richtigen Projektbeteiligten zur Verfügung zu stellen. Beteiligte aus dem Vorstand müssen nicht über jedes Projektdetail informiert werden, und nicht jedes Teammitglied muss in der Videokonferenz mit Ihren externen Partnern dabei sein. Beschreiben Sie, wo und wie Sie kommunizieren werden. Dadurch wird der Unsicherheitsfaktor aus der Gleichung genommen und das Team kann sich der eigentlichen Arbeit widmen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Lifewater (auf Englisch) konnte durch zentralisierte Kommunikation und optimierte Workflows die Projektkommunikation deutlich verbessern und wertvolle Zeit einsparen. Solche Ergebnisse zeigen, wie wichtig ein strukturierter Kommunikationsplan für den Projekterfolg ist. Erfahren Sie, wie Asana AI Studio Ihre Projektkommunikation auf das nächste Level heben kann.

Weniger Hin und Her zwischen Apps

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit wechselt der durchschnittliche Wissensarbeiter täglich zwischen 10 verschiedenen Apps hin und her. Statt sich auf wichtige Arbeit mit größerer Wirkung zu konzentrieren oder effektiv mit Kollegen zusammenzuarbeiten, verbringen Wissensarbeiter Stunden damit, einfach nur herauszufinden, wo sie kommunizieren sollten.

Die Anwendung eines Kommunikationsplans kann diesem Ratespiel ein Ende bereiten. Wenn Ihr Team zum Beispiel weiß, dass Sie nur in einem Arbeitsmanagement-Tool über Arbeit kommunizieren, kann es wichtige Informationen direkt dort nachschlagen, statt sich durch Slack-Nachrichten, E-Mail-Konversationen und Ordner mit Unterlagen zu wühlen. Genauso würden Sie ein Teammitglied nicht mit der Frage belästigen, wann die nächsten Projektergebnisse fällig sind, wenn Sie wissen, dass das Mitglied nur indirekt mit dem Projekt zu tun hat und nur allgemeine Übersichtsberichte erhält.

Verbesserte Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit im Team ist kein müheloser Prozess, sondern eine Fertigkeit, die Sie und Ihr Team erst aufbauen müssen. Ein wichtiger Teil davon ist es, klare Kommunikationswege für eine effektivere Teamzusammenarbeit festzulegen, besonders in ortsunabhängigen Teams. Wenn Mitarbeiter unsicher sind, wie und wann sie kommunizieren sollen, tauschen sie sich nicht frei und ungezwungen aus.

Ihr Kommunikationsplan ist eine Chance, festzulegen, über welche Kanäle Ihre Teammitglieder kommunizieren sollten. Je nach Grad der Detaillierung können Sie auch angeben, wann Teammitglieder kommunizieren sollten, und Teamkonventionen zum „Bitte nicht stören"-Modus oder dem Deaktivieren von Benachrichtigungen festlegen.

Wenn Sie diese Richtlinien zur Verfügung stellen, entfernen Sie eine der größten Hürden für einfache Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Wenn diese wissen, wo sie kommunizieren sollten (und ebenso wichtig: wo sie nicht kommunizieren sollten), können sie sicher sein, die richtige Nachricht zur richtigen Zeit zu schicken.

Weniger Doppelarbeit

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit geht ein erheblicher Anteil der Arbeitszeit für Routinetätigkeiten verloren, also zum Beispiel der Suche nach Unterlagen, dem Einholen von Genehmigungen oder Projekt-Statusaktualisierungen und generell Dingen, die sie von eigentlicher, produktiver Arbeit abhalten. Ein Teilaspekt dieser Arbeit rund um die Arbeit ist es, nicht zu wissen, über welche Wege Dinge kommuniziert werden sollten.

Wenn Teammitglieder keine klare Vorstellung darüber haben, wo relevante Informationen (etwa Ihr Projektplan oder die Projektzeitleiste) geteilt werden, müssen sie in mehreren Tools suchen oder Kollegen fragen. Das kostet wertvolle Zeit und erschwert den Zugriff auf bestehende Arbeit.

Arbeit rund um die Arbeit reduziert die Transparenz und erzeugt unnötige Doppelarbeit. Doppelarbeit ist eine häufige Folge unklarer Kommunikation. Ein geteilter Kommunikationsplan macht klar, wo sich relevante Informationen befinden, und verkürzt die Suchzeit erheblich.

Wie wirkungsvoll zentralisierte Kommunikation sein kann, zeigt das Beispiel von Benefit Cosmetics (auf Englisch): Durch die Bündelung aller Kommunikationskanäle an einem Ort konnte das Unternehmen 10 Wochen Arbeitszeit einsparen. Möchten Sie ähnliche Ergebnisse erzielen? Entdecken Sie, wie Asana AI Studio Ihre Workflows automatisieren kann.

Kommunikationsplan vs. Kommunikationsstrategie: Was ist der Unterschied?

Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen einem Kommunikationsplan und einer Kommunikationsstrategie.

Eine Kommunikationsstrategie ist die übergeordnete Ausrichtung: Sie definiert die langfristigen Ziele, Zielgruppen und Kernbotschaften Ihrer Kommunikation. Der Kommunikationsplan hingegen ist das operative Werkzeug, das diese Strategie in konkrete Maßnahmen übersetzt, indem es festlegt, wer wann über welchen Kanal welche Informationen erhält.

Stellen Sie sich die Kommunikationsstrategie als das "Warum" und "Was" vor, während der Kommunikationsplan das "Wie", "Wann" und "Wer" beantwortet.

Wie Sie einen Kommunikationsplan erstellen, um Ihre Kommunikationsziele zu erreichen

Ein Kommunikationsplan ist sehr hilfreich und darüber hinaus noch relativ einfach zu erstellen. Die Erstellung eines Kommunikationsplans kann in vier Schritte aufgeteilt werden:

1. Legen Sie Ihre Kommunikationsstrategie fest

Beim ersten Schritt zum Aufbau eines Kommunikationsplans sollten Sie entscheiden, wo Ihr Team kommunizieren wird, und worüber. Dazu gehören auch die Fragen, welche Tools genutzt werden und wann persönlich oder asynchron kommuniziert werden soll. Von Live-Kommunikation oder synchroner Kommunikation spricht man, wenn die Kommunikation in Echtzeit abläuft. Im Gegensatz dazu schickt man bei asynchroner Kommunikation eine Nachricht, ohne zu erwarten, dass jemand direkt antworten wird. Wir alle nutzen asynchrone Kommunikation jeden Tag, oft ohne daran zu denken, zum Beispiel jedes Mal, wenn wir eine E-Mail verschicken.

Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan aufsetzen, legen Sie fest, wofür jedes Tool genutzt wird. Sie könnten etwa die folgenden Nutzungsregeln festlegen:

• E-Mails, um mit externen Beteiligten zu kommunizieren.

• Slack für synchrone Kommunikation über das Tagesgeschäft sowie kurze Fragen.

• Asana für asynchrone Kommunikation über Arbeit wie z. B. Aufgabendetails, Projektstatusaktualisierungen oder wichtige Projektunterlagen.

• Zoom oder Google Meet für Teambesprechungen wie Brainstorming-Meetings oder Ihre Post-mortem-Projektanalyse.

2. Einigen Sie sich auf einen Kommunikationsrhythmus, um Ihre Kommunikationsziele zu erreichen

Jetzt, wo Sie wissen, über welche Kanäle Sie kommunizieren werden, müssen Sie auch festlegen, wie oft das der Fall sein wird. Ihr Kommunikationsrhythmus ist Ihr Aktionsplan für Updates zu unterschiedlichen Projektdetails, wie etwa dem Projektziel oder der Projektorganisation, die an die verschiedenen beteiligten Personen gehen.

Sie könnten diese zum Beispiel wie folgt festlegen:

• Wöchentliche Projekt-Statusaktualisierungen werden für alle Projektbeteiligten und Projektsponsoren in Asana veröffentlicht.

• Monatliche Projekt-Teammeetings, um Stolpersteine bei aktueller Arbeit zu beseitigen oder nächste Schritte zu brainstormen.

• Asynchrone Projektmeilenstein-Updates in Asana nach Bedarf.

3. Erstellen Sie einen Plan für das Stakeholder-Management

Der Erfolg eines Projekts, insbesondere bei großen Projekten, hängt oft auch von der Unterstützung und dem Enthusiasmus von Projektbeteiligten ab. Am Anfang des Projekts werden Sie sich im Kick-off-Meeting des Projekts darum kümmern, aber es ist wichtig, sich auch während des Projekts die Unterstützung der beteiligten Personen zu sichern.

Planen Sie bei der Erstellung Ihres Kommunikationsplans, wann und worüber Sie mit jedem Projektbeteiligten kommunizieren. Kernteam-Mitglieder brauchen möglicherweise tägliche Updates, während andere Beteiligte nur Statusberichte oder das Endergebnis erhalten. Achten Sie darauf, dass jede Nachricht die passende Detailtiefe hat und sich auf Geschäftsergebnisse konzentriert.

4. Teilen Sie Ihren Kommunikationsplan und aktualisieren Sie ihn nach Bedarf

Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan aufgebaut haben, teilen Sie ihn mit Ihrem Projektteam. Stellen Sie sicher, dass er in Ihrer zentralen Informationsquelle für alle Projektinformationen verfügbar ist. Wir empfehlen, Asana zum Nachverfolgen aller Projektkommunikation und Arbeit zu nutzen, so können Sie an ein und demselben Ort über die Arbeit sprechen und sie erledigen.

Wenn externe Änderungen Ihren Projektkommunikationsplan beeinflussen, passen Sie ihn an und kommunizieren Sie diese Veränderungen. So haben Ihre Teammitglieder immer Zugang zu aktuellen Informationen und ein guter Informationsfluss wird sichergestellt.

Beispiel für den Aufbau eines Kommunikationsplans

Vorlage für einen Kommunikationsplan

Beschreibung der Kommunikation

Um welche Art von Kommunikation handelt es sich?

Häufigkeit

Wie oft werden Sie kommunizieren?

Kanal

Welches Tool werden Sie nutzen? Ist die Kommunikation synchron oder asynchron?

Zielgruppe

Wer erhält diese Kommunikation?

Verantwortlich

Wer ist verantwortlich dafür, diese Kommunikation zu verschicken?

Digitale Tools und KI für Ihren Kommunikationsplan

Die Umsetzung eines Kommunikationsplans wird durch digitale Tools erheblich vereinfacht. Moderne Work-Management-Plattformen bündeln Projektkommunikation, Aufgabenverwaltung und Statusupdates an einem zentralen Ort, sodass Ihr Team nicht mehr zwischen verschiedenen Apps wechseln muss.

Besonders spannend sind KI-gestützte Funktionen, die Routineaufgaben in der Projektkommunikation automatisieren. Mit Asana AI Teammates stehen Ihnen 30 vorgefertigte KI-Agenten für Marketing, Operations und IT zur Verfügung. Diese AI Teammates können unter anderem:

• Statusberichte automatisch erstellen (Ersteller von Statusberichten): AI Teammates generieren regelmäßige Projektstatusupdates, ohne dass manuelle Arbeit nötig ist.

• Workflow-Engpässe identifizieren (Workflow-Optimierer): KI-gestützte Analyse erkennt Blockaden in Ihren Arbeitsprozessen und schlägt Lösungen vor.

• Individuelle AI Teammates erstellen: Über AI Studio können Sie eigene KI-Agenten ohne Programmierkenntnisse erstellen, die wiederholbare Workflows automatisieren.

Bei der Auswahl des richtigen Tools für Ihren Kommunikationsplan sollten Sie auf folgende Funktionen achten:

• Zentraler Informationsort: Alle Projektinformationen, Aufgaben und Kommunikation an einem Ort

• Automatisierte Statusupdates: Regelmäßige Berichte ohne manuellen Aufwand

• Flexible Kommunikationskanäle: Unterstützung für synchrone und asynchrone Kommunikation

• Integrationen: Verbindung mit bestehenden Tools wie E-Mail, Slack oder Microsoft Teams

Kommunikation im Team verbessern: So setzen Sie Ihren Plan erfolgreich um

Ein gut durchdachter Kommunikationsplan ist der Schlüssel zu effizienter Teamarbeit und erfolgreichen Projekten. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse, die Sie mitnehmen sollten:

• Klarheit schafft Effizienz: Definieren Sie eindeutig, welche Kanäle wofür genutzt werden und wer für welche Kommunikation verantwortlich ist. So vermeiden Sie Missverständnisse und Doppelarbeit.

• Regelmäßige Updates sichern den Projekterfolg: Legen Sie einen festen Kommunikationsrhythmus fest, damit alle Beteiligten stets über den aktuellen Projektstand informiert sind.

• Die richtigen Tools machen den Unterschied: Nutzen Sie eine zentrale Work-Management-Plattform, um Kommunikation, Aufgaben und Projektfortschritt an einem Ort zu bündeln.

Sind Sie bereit, die Kommunikation in Ihrem Team auf das nächste Level zu heben? Erstellen Sie jetzt Ihr kostenloses Asana-Konto und starten Sie mit einem klaren Kommunikationsplan für Ihr nächstes Projekt.

Häufig gestellte Fragen zum Kommunikationsplan