Produktiver werden: 13 Tipps für mehr Produktivität

Bei Asana sind wir nicht der Meinung, dass Produktivität bedeutet, „immer so viel zu tun, wie man nur kann". Wir denken nicht einmal, dass Produktivität bedeutet, jeden Tag möglichst viele Ergebnisse zu liefern. Vielmehr sind wir der Ansicht, dass produktive Menschen und Teams diejenigen sind, die weniger Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit verbringen (also Dingen wie der Teilnahme an Status-Meetings ohne klare Ziele, der Suche nach Dokumenten oder dem Einholen von Genehmigungen) und mehr Zeit mit Aufgaben, die für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind.

Die produktivsten Teams reduzieren den Zeitaufwand für unwichtige Aufgaben, sodass sie mehr Zeit haben, sich ohne mehr Arbeitszeit auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Die folgenden 13 Tipps zeigen, wie Work Management-Tools wie Asana genau das ermöglichen.

Was bedeutet produktiver werden?

Produktiver werden bedeutet nicht, mehr Stunden zu arbeiten oder die To-do-Liste immer länger werden zu lassen. Produktivität ist die Fähigkeit, in einer bestimmten Zeit mehr wertvolle Ergebnisse zu erzielen, ohne dabei Qualität oder Wohlbefinden zu opfern. Wer produktiver wird, schafft bewusst Raum für Aufgaben, die wirklich wichtig sind.

Effizienz und Produktivität: was ist der Unterschied?

Diese beiden Begriffe werden häufig verwechselt, beschreiben aber unterschiedliche Konzepte:

• Effizienz bedeutet, eine Aufgabe mit möglichst geringem Aufwand zu erledigen, also die Dinge richtig zu tun.

• Produktivität bedeutet, die richtigen Aufgaben zu erledigen und dabei effizient vorzugehen.

Man kann sehr effizient an einer Aufgabe arbeiten, die letztlich kaum Wert schöpft. Wirklich produktiver zu werden setzt daher voraus, zuerst die richtigen Prioritäten zu setzen und dann die Arbeit konsequent und fokussiert umzusetzen

Vermeiden Sie Ablenkungen

• Das Problem: In Ihrer Arbeitsumgebung gibt es zu viele Dinge, die Sie ablenken können.

• Die Lösung: Übernehmen Sie ganz einfach wieder die Kontrolle über Ihre Arbeitsumgebung. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie beeinflussen können, und starten Sie von dort.

Ob Sie von zu Hause aus oder im Büro arbeiten, Ihre Arbeitsumgebung spielt eine entscheidende Rolle dabei, wenn Sie produktiver werden möchten. Ob Sie gelegentlich oder dauerhaft im Homeoffice arbeiten: Eine gut gestaltete Arbeitsumgebung ist entscheidend für Ihre Konzentration. Die Arbeit von zu Hause aus bringt besondere Herausforderungen mit sich – fehlender Schreibtisch, Ablenkungen durch den Haushalt oder unzuverlässiges Internet können die Produktivität beeinträchtigen.

Viele Remote-Mitarbeiter verfügen nicht über die nötige Ausstattung im Homeoffice, etwa einen eigenen Schreibtisch oder einen geeigneten Arbeitsplatz, und arbeiten stattdessen von Küchentischen, Sofas oder sogar Betten aus.

Unabhängig davon, wo Sie arbeiten, reduzieren Sie Ablenkungen von außen, indem Sie klein anfangen. Wenn Sie z. B. häufig durch Lärm abgelenkt werden, versuchen Sie es mal mit Kopfhörern mit Geräuschunterdrückung. Wenn Sie keinen guten Bürostuhl haben, versuchen Sie es mit einem Kissen, das die Lendenwirbelsäule stützt.

Ablenkungen kosten Zeit, also haben wir uns darauf konzentriert, sie zu eliminieren, wo immer wir können. Mit Asana können die Leute in einen „Arbeitsflow“ eintauchen und ihre Arbeit ohne unnötige Unterbrechungen erledigen. Dank der Plattform kennt jeder den aktuellen Stand der Dinge und weiß, wofür er oder sie verantwortlich ist – ganz ohne Standup-Meetings.”

Bleiben Sie ausgeruht und fit für die Arbeit

• Das Problem: Sie schlafen zu wenig, treiben keinen Sport und essen etwas zu ungesund.

• Die Lösung: Schaffen Sie sich eine Tagesroutine, bei der Sie genug Energie sammeln, um während der Arbeit mehr Konzentration zu haben.

Schlaf, Ernährung und Bewegung wirken sich direkt auf Ihre Konzentration und damit auf Ihre Produktivität aus. Viele Berufstätige vernachlässigen diese Grundlagen unter Zeitdruck: zu wenig geschlafen, schnell etwas bestellt, kaum bewegt. Doch wer dauerhaft produktiver werden möchte, kommt an gutem Selbstmanagement nicht vorbei.

Während dies auf kurze Zeit vielleicht hilfreich sein mag, so erlaubt es dem Körper nicht, sich richtig auszuruhen und Energie aufzuladen. Wenn Sie also produktiver arbeiten möchten, sollten Sie ein gutes Selbstmanagement haben. Was ist damit gemeint?

1. Ernähren Sie sich gesund: Sowohl während der Arbeit als auch in der Freizeit sollten Sie sich so gesund wie möglich ernähren. Dies kann in kleinen Schritten erfolgen, wie etwa der Wechsel zu gesunden Snacks, wie Nüsse, Obst oder auch dunkle Schokolade.

2. Schlafen Sie ausreichend: Der Körper braucht Zeit, um sich vom Alltagsstress zu erholen. Schaffen Sie sich eine Nachtroutine und schlafen Sie zwischen 7-8 Stunden jeden Tag. Am besten im selben Zeitraum jeden Tag.

3. Bewegen Sie sich öfter: Der Körper braucht Bewegung. Gerade bei einer Arbeit im Büro oder im Homeoffice ist dies wirklich notwendig. Sie können entweder öfter stehen während der Arbeit, nach der Arbeit spazieren gehen oder einen Sport betreiben.

Morgen- und Abendroutine aufbauen

Eine strukturierte Morgen- und Abendroutine ist einer der wirkungsvollsten Hebel für dauerhaft höhere Produktivität. Wer den Arbeitstag mit einem klaren Ritual beginnt, startet konzentrierter in den Tag und vermeidet den Energieverlust durch unstrukturiertes Anlaufen.

Morgenroutine: Legen Sie die ersten 15 bis 30 Minuten Ihres Arbeitstages fest, bevor Sie E-Mails oder Nachrichten prüfen. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre drei wichtigsten Aufgaben des Tages zu definieren. Das gibt Ihnen einen klaren Ausgangspunkt, der unabhängig davon gilt, was der Tag noch bringt.

Mögliche Elemente einer produktiven Morgenroutine:

• Tagesplan kurz durchgehen und Prioritäten bestätigen

• Ungelesene Nachrichten bewusst erst nach der ersten Fokusphase lesen

• Einen klaren Startpunkt für die wichtigste Aufgabe des Tages festlegen

Abendroutine: Ebenso wichtig ist ein bewusstes Ende des Arbeitstages. Nehmen Sie sich 10 bis 15 Minuten, um offene Aufgaben zu dokumentieren, den nächsten Tag grob zu planen und gedanklich abzuschließen. So beginnen Sie am nächsten Morgen sofort mit dem, was zählt, anstatt Zeit damit zu verbringen, sich erst wieder einen Überblick zu verschaffen.

Mögliche Elemente einer produktiven Abendroutine:

• Offene Aufgaben und Notizen in Ihr Aufgabenmanagement-System übertragen

• Die drei wichtigsten Aufgaben für den nächsten Morgen vormerken

• Arbeitsanwendungen und Benachrichtigungen bewusst schließen

Routinen müssen nicht starr sein. Wichtig ist, dass sie wiederholbar und realistisch sind.

Probieren Sie Zeitmanagement-Strategien aus

• Das Problem: Sie haben einige schlechte Angewohnheiten entwickelt und neigen dazu, Dinge aufzuschieben.

• Die Lösung: Überwinden Sie Ihre Prokrastination mit bewährten Zeitmanagement-Techniken.

Wir alle prokrastinieren, doch das ist nicht per se etwas Schlechtes. Die Zeit, die Sie mit Prokrastination verbringen, kann tatsächlich zu mehr Zufriedenheit und besseren Entscheidungen (auf Englisch) führen. Aber wenn es darum geht, Produktivität und den Anteil zielführender Arbeit zu steigern, sollten Sie Ihre Prokrastination schon gleich vorab in Ihrem Zeitplan berücksichtigen, damit Sie nicht den ganzen Arbeitstag auf Social-Media-Plattformen verschwenden.

Dank Zeitmanagement-Techniken können Sie sich in den richtigen Geisteszustand versetzen, Prokrastination reduzieren und die Arbeitsproduktivität steigern. Schon allein die Planung, wie Sie die Arbeit angehen wollen, kann Ihnen dabei helfen, sich zu konzentrieren. Zu den bewährten Methoden gehören:

• Die Pomodoro-Technik. Um die Pomodoro-Technik zu nutzen, stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein und stürzen sich in Ihre Arbeit. Sobald die 25 Minuten vorbei sind, machen Sie eine 5-minütige Pause, dann starten Sie von vorn. Wiederholen Sie das viermal, bevor Sie eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten einlegen.

• Das Pareto-Prinzip. Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80/20-Regel, ist denkbar einfach: Es besagt, dass Sie 20 % Ihrer Zeit für 80 % Ihrer Arbeit aufwenden sollten. Wenn Sie bei Ihrem Zeitmanagement das Pareto-Prinzip anwenden, werden Sie ermutigt, zuerst an den 80 % Ihrer Arbeit zu arbeiten, die nur 20 % Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie die weniger zeitintensiven Aufgaben erledigt haben, fühlen Sie sich zufriedener und sind bereit, sich auf die Hauptarbeit des Tages zu konzentrieren (die 20 % der Arbeit, die 80 % der Zeit in Anspruch nehmen).

• Getting things done (GTD). Die GTD-Methode von David Allen funktioniert so: Sie schreiben alle Aufgaben nieder und teilen sie bei Bedarf in kleinere Schritte ein, damit Sie alle Arbeitsvorgänge auf einen Blick erfassen können. Anstatt alles nur im Kopf zu organisieren, ergreifen Sie konkrete Maßnahmen auf Basis einer klaren Liste. Ein Aufgabenmanagement-Tool ist dabei besonders hilfreich.

• Eat the Frog. Das Zeitmanagement-Prinzip „Eat the Frog" basiert auf einem Mark Twain-Zitat: „Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tun Sie das am besten gleich morgens früh." Das Prinzip: Nehmen Sie zuerst Ihre schwierigste und unangenehmste Arbeit in Angriff, bevor Prokrastination einsetzt. Alles danach fühlt sich leichter an.

Priorisieren Sie wichtige Aufgaben

• Das Problem: Sie haben eine Menge Arbeit zu erledigen und sind sich nicht sicher, worauf Sie sich zuerst fokussieren sollen.

• Die Lösung: Verbinden Sie Ihre tägliche Arbeit mit Team- oder Unternehmenszielen, damit Sie Klarheit darüber haben, welche Aufgaben wichtig sind und wie jede Aufgabe mit den Unternehmenszielen zusammenhängt.

Zu wissen, wie Ihre tägliche Arbeit mit den Unternehmenszielen oder Teamvorhaben zusammenhängt, ist nicht nur ein „Nice-to-have" – es ist eine entscheidende Komponente, wenn Sie produktiver arbeiten möchten. Wenn Sie Klarheit darüber haben, können Sie Ihre Arbeit effektiver priorisieren und so sicherstellen, dass Sie die Arbeit mit der größten Wirkung zuerst in Angriff nehmen. Außerdem sind Teammitglieder, die wissen, wie ihre Arbeit mit den Unternehmensinitiativen zusammenhängt, nachweislich motivierter.

Wenn Sie keine klare Möglichkeit haben, Ihre tägliche Arbeit mit Team- und Unternehmenszielen zu verbinden, fehlt das Gefühl für Prioritäten. Mit einer Arbeitsmanagement-Software wie Asana verwalten Sie Ziele und tägliche Aufgaben an einem Ort, sodass Ihr Team problemlos Prioritäten setzen und sich abstimmen kann. Wer eine kollaborative Arbeitsmanagement-Software nutzt, hat in der Regel ein deutlich klareres Verständnis dafür, wie die eigene Arbeit mit den unternehmensweiten Zielen zusammenhängt.

Verringern Sie unnötigen Aufwand

• Das Problem: Die Arbeit rund um die Arbeit zehrt an der Produktivität Ihres Teams.

• Die Lösung: Probieren Sie ein Produktivitäts-Tool als zentrale Informationsquelle für Ihr Team aus und schaffen Sie damit Hindernisse bei wichtigen Arbeitsvorgängen aus der Welt.

Unnötige Aufgaben sind der Hauptgrund für Arbeit rund um die Arbeit. Im Büro manifestiert sich dies am häufigsten in Form von unwichtigen, zeitraubenden Aufgaben, unbeabsichtigter Doppelarbeit oder langen Prozessen, um Informationen zu finden oder Genehmigungen einzuholen. Ohne Klarheit darüber, wer was bis wann erledigt, wird ein Großteil unserer Zeit für unproduktive Aktivitäten vergeudet.

Um diesen unnötigen Aufwand zu vermeiden, sollten Sie eine zentrale Informationsquelle für die gesamte Arbeit Ihres Teams schaffen, zum Beispiel mit einem Arbeitsmanagement-Tool wie Asana. Wenn jeder das große Ganze sehen und die einzelnen Punkte selbständig miteinander verbinden kann, können Sie mehr Zeit mit produktiver Zusammenarbeit verbringen und weniger Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit.

Mit einem Arbeitsmanagement-Tool können Sie Teamprozesse standardisieren und bündeln. Anstatt Genehmigungen per E-Mail einzuholen oder nach Statusupdates zu fragen, verfolgen Sie den Fortschritt direkt im gemeinsam genutzten Tool. So konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Vorhaben, ohne sich mit unnötigen Koordinationsaufgaben beschäftigen zu müssen.

Vor Asana verbrachte ich viel Zeit mit der Organisation von Aufgaben, wie dem Verwalten von Anfragen, dem Einholen von Status-Updates oder dem Aufspüren kleiner Details. Das blockierte meine strategische Arbeit und Designentwürfe. Jetzt spare ich Zeit und es gibt weniger Feedbackrunden, weil ich alle nötigen Informationen im Voraus und an einem Ort erhalte.”

Was das in der Praxis bedeutet, zeigt das Beispiel von M-Four, dem internen Design- und Werbeteam des Manchester City Councils. Früher verwaltete das 12-köpfige Team alle Projekte auf Papier, physisch von Schreibtisch zu Schreibtisch weitergereicht. Jede Kampagne umfasste über 100 kreative Elemente, was zu erheblichem Verwaltungsaufwand führte. Nach der Einführung von Asana als zentralem Projekttool konnte M-Four den Papierprozess vollständig ablösen. Das Team schätzt, dass es heute pro Veranstaltung oder Kampagne zwei bis drei Arbeitstage einspart, weil Briefings, Abstimmungen und Freigaben nun digital und transparent ablaufen. Durch den Wegfall dieser Arbeit rund um die Arbeit hat das Team seither auch neue Kunden außerhalb des Manchester City Councils gewonnen. Wenn Sie sehen möchten, wie Asana ähnliche Effizienzgewinne in Ihrem Team ermöglicht, erfahren Sie mehr in der Asana-Demo.

Nutzen Sie Zeitfenster höchster Produktivität

• Das Problem: Sie haben den ganzen Tag über vereinzelte Meetings, sodass Sie, wenn Sie sich an die Arbeit machen wollen, keine freie Zeit haben, um sich voll und ganz darauf zu konzentrieren.

• Die Lösung: Planen Sie Ihre Meetings in Blöcken, damit Sie sich während der Hauptproduktivitätszeiten auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Wenn Sie jemals die Frage „Sind Sie ein Morgen- oder ein Nachtmensch?" beantwortet haben, wissen Sie, dass die persönliche Produktivität je nach Tageszeit stark variieren kann. Für einige von uns ist es sehr befriedigend, gleich morgens mit der Arbeit zu beginnen und sich damit besser auf seine Aufgaben konzentrieren zu können. Für andere ist es vielleicht besser, sich nach dem Mittagessen an die Arbeit zu machen.

Sobald Sie wissen, wann Sie am produktivsten sind, planen Sie feste „Fokuszeit"-Blöcke in Ihren Kalender ein. Auf diese Weise haben Sie anstelle von häufigen, vereinzelten Meetings einen Zeitplan, der auf maximale Konzentration ausgerichtet ist. Sie können dies manuell tun oder ein Kalendermanagement-Tool wie Clockwise (auf Englisch) nutzen, um den Vorgang zu automatisieren.

Alternativ können Sie Ihre Arbeitswoche mit einem komplett besprechungsfreien Tag planen. Bei Asana haben wir den meetingfreien Mittwoch (auf Englisch), an dem wir uns auf Deep Work konzentrieren, also Phasen intensiver, unterbrechungsfreier Arbeit, die höchste Konzentration erfordern. Das Konzept Deep Work stammt von Cal Newport (auf Englisch).

Vermeiden Sie Multitasking

• Das Problem: Sie arbeiten zwar an mehreren Dingen gleichzeitig, aber alles dauert zu lange.

• Die Lösung: Arbeiten Sie Ihre Aufgaben nacheinander ab, um in Flow zu kommen.

Schon gewusst? Menschen sind nicht wirklich gut im Multitasking. Wenn Sie versuchen, zwei Dinge gleichzeitig zu tun, verarbeitet Ihr Gehirn die Informationen für beide Aufgaben langsamer, sodass Sie letztendlich zwei Dinge weniger gut machen, statt eine Sache wirklich gut.

Um Multitasking zu vermeiden, konzentrieren Sie sich darauf, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen und sich genug Zeit zu nehmen, um den Flow-Zustand zu erreichen. Im Flow-Zustand sind Sie vollständig in Ihre Arbeit eingetaucht und strotzen vor Energie, Motivation und Produktivität. Das hilft Ihnen nicht nur, die Arbeit schneller zu erledigen, sondern sorgt auch für mehr Kreativität und Engagement.

Einfache Tipps, um Multitasking zu reduzieren und den Flow-Zustand zu maximieren:

• Vermeiden Sie Ablenkungen, indem Sie Ihr Telefon mit der Bildschirmseite nach unten legen und Social-Media- oder Chat-Benachrichtigungen (auch auf Ihrem Computer) deaktivieren.

• Bevor Sie sich in die Arbeit stürzen, essen Sie einen Snack, gehen Sie auf die Toilette und schenken Sie sich ein Glas Wasser ein, damit Sie nicht durch körperliches Unwohlsein abgelenkt werden.

• Hören Sie beruhigende Musik, wenn Ihnen das beim Konzentrieren hilft. Ziehen Sie in Erwägung, Musik abzuspielen, die keinen Text hat oder versuchen Sie, Musik in einer fremden Sprache zu hören.

• Bauen Sie auch etwas Spaß ein, wenn Sie anfangen, sich zu langweilen. Messen Sie die Zeit und halten Sie einen Wettbewerb mit sich selbst ab, oder suchen Sie nach wiederkehrenden Elementen in Ihrer Arbeit, um die Routine spannender zu gestalten.

Der Normalzustand unseres Kreativteams war eine Zeit lang, immer nur auf die Arbeit zu reagieren. Aber ohne einen klaren Arbeitsprozess werden wir nie die bestmögliche Arbeit abliefern können.”

Minimieren Sie Benachrichtigungen

• Das Problem: Sie werden durch eine Vielzahl von Benachrichtigungen über E-Mails, Textnachrichten und Projekt-Management-Tools abgelenkt.

• Die Lösung: Versuchen Sie, Benachrichtigungen auf stumm zu schalten oder die Funktion „Bitte nicht stören" zu verwenden.

Die häufigste Quelle von Ablenkungen sind Benachrichtigungen, ob arbeitsbezogen wie E-Mails oder Slack-Nachrichten, oder privat wie Social-Media-Push-Meldungen.

Um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern, müssen Sie sich nicht komplett von der Außenwelt abschotten. Suchen Sie vielmehr nach Tools, die „Schlummer"- oder „Nicht stören"-Funktionen anbieten. Auf diese Weise können Sie sich in die Arbeit stürzen, ohne sich darum zu sorgen, durch eine schlecht getimte Benachrichtigung aus Ihrem Flow-Zustand gerissen zu werden.

„Bitte nicht stören"-Funktionen haben noch einen weiteren Vorteil: Sie lassen Ihre Teammitglieder wissen, dass Sie gerade fokussiert arbeiten. Die meisten Tools informieren Kontaktversuche automatisch darüber, dass Sie gerade keine Benachrichtigungen erhalten und später antworten. So können Kollegen Ihre Reaktionszeit realistisch einschätzen, ohne Sie zu unterbrechen.

Wir ermutigen unser Team, zu den Arbeitszeiten zu arbeiten, die für sie am sinnvollsten sind, solange sie dies im Voraus klar kommunizieren. Wenn es Zeit ist, die Arbeit niederzulegen, sollten Sie es auch tun. Deaktivieren Sie also auch die Benachrichtigungen. Während ein Teammitglied vielleicht abends einen Beitrag posten möchte, weil das nach dem Zubettgehen der Kinder ist, muss das für anderen kein Anlass für Dringlichkeit sein.”

Integrieren Sie Ihre Business-Tools

• Das Problem: Sie verlieren zu viel Zeit mit dem Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Business-Tools wie Chat-Anwendungen, E-Mail-Programmen, Tabellenkalkulationen und mehr.

• Die Lösung: Verwalten Sie Ihre Arbeit über eine zentrale Informationsquelle, in die Sie Ihr gesamtes Business-Toolkit integrieren können, um den häufigen Wechsel zwischen Apps zu vermeiden.

In vielen Unternehmen wechseln Angestellte täglich zwischen zahlreichen verschiedenen Tools hin und her. Wenn Ihre Arbeit überall verteilt und schwer zu finden ist, verbringen Sie wertvolle Arbeitszeit mit der unproduktiven Suche nach den richtigen Informationen zwischen den verschiedenen Tools. Wenn Sie das nötige Wissen für Ihre Arbeit in einem Tool haben, die Arbeit selbst in einem zweiten Tool stattfindet und jegliche Kommunikation über diese Arbeit an einem dritten Ort gespeichert ist, wird der Zugriff auf die Informationen, die Sie zum Erledigen Ihrer Arbeit benötigen, zu einem echten Hindernis und die Produktivität leidet.

Nutzen Sie stattdessen eine zentrale Informationsquelle, in der Sie alle Ihre Business-Tools integrieren und Datensilos beseitigen. Ein Arbeitsmanagement-Tool koordiniert und verwaltet die gesamte Teamarbeit an einem Ort. So finden Sie das nötige Wissen für die Arbeit genau dort, wo die Arbeit auch stattfindet.

Manuelle Tätigkeiten automatisieren, und wie KI hilft

• Das Problem: Sie verbringen zu viel Zeit mit der Zuweisung von Aufgaben und der manuellen Kategorisierung Ihrer Arbeit.

• Die Lösung: Wählen Sie ein Tool, das Sie bei der Automatisierung von Routineaufgaben unterstützt.

Ein weiterer Faktor, der zu mehr Arbeit rund um die Arbeit führt, sind manuell ausgeführte Tätigkeiten. Dazu gehören Dinge wie das Weiterleiten von Anfragen, das Teilen der Aufgaben zur Einbeziehung aller Beteiligten und das Überwachen des Prozessfortschritts. Wenn Sie ein Team oder ein Projekt leiten, verbringen Sie wahrscheinlich einen großen Teil Ihres Tages mit diesen manuellen Tätigkeiten, statt sich auf die produktive Arbeit zu konzentrieren.

Um manuelle Arbeit zu reduzieren, setzen Sie auf ein Tool, das kleinere Aufgaben automatisch für Sie erledigt, ohne dass Sie jede Zuweisung selbst vornehmen müssen. In Asana definieren Sie dazu Regeln: Sie wählen einen Auslöser, z. B. eine neu erstellte Aufgabe oder eine Statusänderung, und legen eine Aktion fest, etwa das Hinzufügen von Beteiligten oder das Anpassen des Fälligkeitsdatums. So läuft die Routinekoordination automatisch im Hintergrund.

Durch Regeln können wir jetzt 2-6 Schritte für jede unserer 40-50 Kundenanfragen pro Sprint einsparen, weil Aufgaben automatisch zu anderen Projekten hinzugefügt und durch die einzelnen Phasen verschoben werden.”

KI-Agenten: Automatisierung auf der nächsten Ebene

Während klassische Automatisierung wiederkehrende Einzelaufgaben übernimmt, gehen KI-gestützte Workflows einen Schritt weiter: Sie koordinieren ganze Arbeitsprozesse, antizipieren nächste Schritte und reagieren auf Veränderungen, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen. Asana bietet mit seinen AI Teammates vordefinierte KI-Agenten für Marketing-, IT- und Operations-Teams, die direkt in realen Workflows eingesetzt werden können.

Diese KI-Agenten arbeiten nicht isoliert, sondern gemeinsam mit Ihrem Team: Sie teilen denselben Arbeitskontext, haben Zugriff auf relevante Projektdaten und handeln im Rahmen der von Ihnen definierten Governance-Regeln. So bleiben Sie stets in der Kontrolle, während repetitive Koordinationsaufgaben automatisch erledigt werden.

Beispiele für KI-Agenten nach Bereich:

• Marketing: Briefing-Ersteller für Kampagnen, Markenprüfer, Texter, Produkteinführungsplaner, Wettbewerbsanalyst und Content-Lokalisierungsmanager

• Operations: Statusbericht-Ersteller, Business-Case-Builder, Entscheidungs-Tracker und Workflow-Optimierer

• IT: IT-Support-Spezialist, Trend-Analyst, Compliance-Spezialist und Onboarding-Assistent

Das Ergebnis: Ihr Team verbringt weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit mit der Arbeit, die tatsächlich Wirkung erzielt.

Lernen Sie, „Nein" zu sagen

• Das Problem: Ganz offen gesagt, haben Sie im Moment einfach zu viel um die Ohren.

• Die Lösung: Probieren Sie, auch mal „Nein" zu neuen Projekten zu sagen, oder gewöhnen Sie sich an, Ihre Prioritäten und Ihr Arbeitspensum klar abzustecken, wenn neue Aufgaben an Sie herangetragen werden.

Nein sagen zu neuen Projekten mag wie ein kontraintuitiver Produktivitätstipp erscheinen. Sind nicht die produktivsten Menschen diejenigen, die alles bewältigen können? Tatsächlich zeichnen sich produktive Menschen dadurch aus, dass sie ihre Prioritäten klar kennen und wissen, was nicht dazu gehört.

Wenn Sie „Nein" zu Aufgaben sagen, für die Sie keine Zeit haben, gewinnen Sie mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben, die mit den Vorhaben oder vorrangigen Zielen Ihres Unternehmens verbunden sind und auch mit Ihrem Projektplan übereinstimmen. Letztendlich müssen Sie nicht „alles machen". Sie brauchen einen Plan, mit dem Sie sich auf das konzentrieren können, was für Sie und Ihr Team den größten Wert hat.

Um effektiv „Nein" sagen zu können, üben Sie mit Ihrem Team, Erwartungen zu formulieren. Es gibt dafür unterschiedliche Herangehensweisen:

• Implementieren Sie Change-Management-Strategien. Unter Change Management versteht man das Erkennen, Dokumentieren und Autorisieren von Änderungen an Ihren Projekten. Beteiligte können eine Änderung beantragen; Sie und andere prüfen sie, bevor sie genehmigt wird. So behalten Sie stets Klarheit über Prioritäten und Auswirkungen.

• Probieren Sie ein Formular für Arbeitsanfragen aus. Wenn Sie häufig Arbeitsanfragen über verschiedene Kanäle erhalten, standardisieren Sie diese mit einem Formular. So erfassen Sie von Anfang an alle relevanten Angaben, etwa relative Priorität und Fälligkeitsdatum.

• Klären Sie die Prioritäten frühzeitig und regelmäßig. Selbst, wenn Sie nicht „Nein" sagen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder und alle Beteiligten die relative Priorität dessen verstehen, woran Sie gerade arbeiten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Beteiligte und Teammitglieder Ihre Aufgaben auch bereitwillig umsetzen werden.

• Versuchen Sie, „Nicht jetzt" zu sagen. Wenn es sich nicht richtig anfühlt, „Nein" zu sagen, versuchen Sie, Aufgaben auf ein späteres Datum zu verschieben. Bewahren Sie diese in Ihren Aufgabenlisten für einen ruhigen Tag auf, aber blockieren Sie Ihre Produktivität nicht mit Dingen, für die Sie keine Zeit haben.

Schaffen Sie mehr Klarheit im Team

• Das Problem: Sie und Ihr Team verbringen wertvolle Zeit damit, Informationen zu sammeln und Genehmigungen einzuholen.

• Die Lösung: Sorgen Sie für eine zentrale Informationsquelle, damit Sie an einem Ort arbeiten, Aufgaben nachverfolgen und einen klaren Überblick erhalten können.

Arbeit rund um die Arbeit reduzieren Sie am wirkungsvollsten, wenn Sie auf Klarheit im Team und Projekttransparenz setzen. Heutzutage ist Arbeit oft vom Gesamtbild getrennt: Zeit, die für die Suche nach Aufgaben, Informationen oder Genehmigungen verloren geht, ist nicht produktive Zeit. Um die Teamzusammenarbeit zu verbessern und gleichzeitig Ihrer Work-Life-Balance gerecht zu werden, brauchen Sie eine Möglichkeit, effektiver zusammenzuarbeiten.

Am besten gelingt das mit einem Arbeitsmanagement-Tool, das die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen koordiniert und Ihrem Team die nötige Klarheit zum Erreichen Ihrer Ziele vermittelt. Diese Tools helfen Ihnen, Mitarbeiter und Aufgaben zu organisieren, sodass jeder die Informationen hat, die er benötigt.

Wenn Sie den Einstieg in das Arbeitsmanagement wagen möchten, sollten Sie Asana ausprobieren. Asana ist ein Arbeitsmanagement-Tool, das entwickelt wurde, um Transparenz zu maximieren und die Arbeit rund um die Arbeit zu minimieren. So können Sie sich auf sowohl produktive als auch wirkungsvolle Aufgaben konzentrieren.

Mit Asana haben wir einen Überblick über unsere gesamte Arbeit erhalten. Das hat uns wiederum erlaubt, neue Prioritäten und Strategien für unsere Abläufe festzulegen.”

Ein anschauliches Beispiel dafür liefert HRS, ein international tätiges Unternehmen für Corporate Travel Management. Das Team stand vor der Herausforderung, eine wachsende Zahl an Projekten, Abhängigkeiten und bereichsübergreifenden Teams zu koordinieren, ohne dabei an Übersicht zu verlieren. Mit Asana als zentraler Informationsquelle schaffte HRS strukturierte Transparenz über alle laufenden Vorhaben hinweg. Das Ergebnis: allein durch die Nutzung von Kommentarfunktion, Projektvorlagen und der integrierten Suche spart HRS schätzungsweise 13 Wochen Arbeitszeit pro Jahr. Weniger Zeit für Statusabfragen und manuelle Nachverfolgung bedeutet mehr Zeit für die Arbeit, die wirklich zählt. Wenn Sie ähnliche Strukturen in Ihrem Team aufbauen möchten, erfahren Sie in der Asana-Demo, wie KI-gestützte Workflows dabei helfen können.

Produktiver werden, jetzt konkret anfangen

Produktiver zu werden ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die gute Nachricht: Sie müssen nicht alle 13 Tipps auf einmal umsetzen. Wählen Sie einen oder zwei Ansätze aus, die zu Ihrer aktuellen Situation passen, und bauen Sie von dort aus schrittweise auf.

Der entscheidende Schritt ist, die Arbeit rund um die eigentliche Arbeit konsequent zu reduzieren: weniger Zeit in Meetings, Statusabfragen und manuelle Koordination, mehr Zeit für die Aufgaben, die tatsächlich Wirkung haben. Produktive Teams schaffen das nicht durch mehr Aufwand, sondern durch bessere Strukturen, klarere Prioritäten und die richtigen Werkzeuge.

Asana unterstützt Sie dabei, diese Strukturen aufzubauen und Ihre Produktivität langfristig zu steigern. Von der Aufgabenverwaltung über Automatisierungen bis hin zu KI-Agenten, die Routineaufgaben übernehmen, damit Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Jetzt starten und sehen Sie, wie Asana Ihrem Team hilft, mehr zu erreichen.

Häufig gestellte Fragen