Ваше руководство по матрицам RACI с примерами
Знаете ли вы наверняка, кто что делает и к какому сроку по каждой задаче, вехе и ожидаемому результату вашего проекта? Если нет, возможно, вам нужна матрица RACI.
RACI — это сокращённое название системы, которая помогает командам прояснять роли в проекте и определять, кто отвечает за выполнение каждой конкретной задачи. Если вы никогда не слышали о RACI или хотите создать матрицу RACI для своего следующего проекта, здесь вы найдёте всю необходимую информацию о создании и использовании этих матриц.
Что такое матрица RACI?
Матрица RACI (другое название — матрица распределения ответственности) — это способ определения ролей и обязанностей в группе по любой задаче, вехе или ожидаемому результату проекта. Следуя принципам RACI, можно чётко распределять обязанности и устранять путаницу. RACI расшифровывается следующим образом:
R — Responsible (ответственное лицо). Это человек, на которого непосредственно возложена работа. У каждой задачи должно быть только одно ответственное лицо, чтобы все знали, к кому обращаться за информацией или с вопросами. Если в задаче несколько ответственных, теряется чёткость и возникает путаница. Вместо этого лучше приглашать дополнительных участников, имеющих другие роли по RACI, в которых может быть больше одного человека.
A — Accountable (подотчётное лицо). Подотчётное лицо отвечает за ход выполнения задач в целом, хотя при этом может не принимать непосредственного участия в работе. Есть два способа определения подотчётного лица. Иногда это менеджер проекта (или даже ответственное лицо, хотя в таком случае оно будет выполнять две разные роли в процессе выполнения задачи). В подобных случаях подотчётное лицо отвечает за выполнение всей работы. В других случаях это топ-менеджер или руководитель, отвечающий за утверждение работы, прежде чем она будет считаться выполненной. Как и в случае с ролью ответственного лица, роль подотчётного лица должен выполнять только один человек.
C — Consulted (консультирующее лицо). Этот человек или люди проверяют и визируют работу перед её сдачей. У каждой задачи, вехе проекта или ожидаемому результату может быть несколько таких специалистов.
I — Informed (информируемое лицо). Это человек или группа специалистов, которых информируют о ходе и завершении работ. Они по большей части не вовлечены в другие аспекты достижения результата.
Когда следует создавать матрицу RACI?
Матрицы RACI — это полезный способ отслеживания ролей всех заинтересованных лиц в задаче, вехе или ожидаемом результате. Вот когда они особенно эффективны:
Команда управляет сложным проектом с участием множества специалистов, принимающих решения, и экспертов в различных областях.
Процессы согласования затягиваются, потому что непонятно, кто принимает окончательное решение.
Заинтересованные лица выполняют разные роли по ходу проекта — например, кто-то является ответственным лицом по одному ожидаемому результату, но информируемым по другому.
Команда работает на стыке нескольких отделов и нужно предотвратить дублирование задач. Подробнее о формировании команд проекта читайте в отдельном руководстве.
Эти матрицы (с учётом отличий от PERT-графиков) помогают предотвращать неудачные решения и избегать препятствий в процессах согласования, которые могут повлиять на общий успех проекта.
Как создать матрицу RACI: пошаговая инструкция
Если вы хотите использовать шаблон матрицы RACI в своём следующем проекте, выполните следующие пять шагов:
Составьте список задач и ожидаемых результатов. Запишите все задачи, вехи и ожидаемые результаты проекта. Каждый пункт станет строкой в вашей матрице.
Определите заинтересованных лиц. Перечислите всех участников проекта — от исполнителей до руководителей. Каждый человек или роль станет столбцом в матрице.
Назначьте роли RACI. Для каждой задачи определите, кто является R (ответственным), A (подотчётным), C (консультирующим) и I (информируемым). Убедитесь, что у каждой задачи есть только один R и один A.
Проверьте баланс нагрузки. Посмотрите на матрицу по столбцам: если у одного человека слишком много ролей R, он рискует быть перегруженным. Перераспределите задачи при необходимости.
Обсудите матрицу с командой. Поделитесь готовой матрицей со всеми участниками и убедитесь, что каждый понимает свою роль. Регулярно пересматривайте матрицу по мере развития проекта.
Чтобы ускорить процесс, используйте бесплатный шаблон матрицы RACI в Asana. Он уже содержит нужную структуру, и вам останется только заполнить его под свой проект.
Примеры матрицы RACI
Чтобы построить матрицу RACI, создайте список всех задач, вех или ожидаемых результатов проекта. Затем определите, кто будет ответственным, подотчётным, консультирующим и информируемым лицом (лицами) в каждом случае.
Пример 1: обновление главной страницы веб-сайта
Допустим, вы обновляете главную страницу своего веб-сайта. В числе заинтересованных лиц по проекту будут: копирайтер, дизайнер, администратор веб-сайта и веб-разработчик.
Задача | Копирайтер | Дизайнер | Администратор | Веб-разработчик |
Обновить кнопки CTA | R | I | C | A |
Обновить историю клиента | R | I | C | A |
Обновить видео | I | R | C | A |
Увеличить скорость загрузки | I | I | C | R/A |
Обновить дизайн | I | R | C | A |
Пример 2: запуск маркетинговой кампании
Рассмотрим другой пример матрицы RACI на работе — запуск маркетинговой кампании. Участники: маркетолог, дизайнер, менеджер проекта и руководитель отдела.
Задача | Маркетолог | Дизайнер | Менеджер проекта | Руководитель |
Разработка стратегии | R | I | C | A |
Создание креативов | C | R | A | I |
Настройка рекламы | R | I | A | I |
Анализ результатов | R | I | C | A |
Подготовка отчёта | C | I | R | A |
Модификации матрицы RACI
Классическая матрица RACI подходит для большинства проектов, но существуют модификации для более сложных сценариев:
Модификация | Дополнительные роли | Когда использовать |
RASCI | S — Supportive (поддерживающее лицо) | Когда исполнителю нужна помощь от других участников |
RACI-VS | V — Verifiable (проверяющее лицо), S — Supportive | Проекты с обязательной проверкой качества |
DACI | D — Driver (ведущий), A — Approver (утверждающий) | Проекты, где важна скорость принятия решений |
Выбирайте модификацию, которая лучше всего отражает реальные процессы в вашей команде. Если стандартная матрица RACI покрывает все ваши потребности, нет необходимости усложнять модель.
Преимущества и недостатки матриц RACI
Нужно ли вам создавать матрицу RACI? Они являются полезным инструментом для распределения обязанностей в проекте, однако по мере его развития такие матрицы могут становиться громоздкими. Ниже приводятся преимущества и недостатки создания матриц RACI для вашей команды.
Преимущества матриц RACI
Чёткое распределение ролей и обязанностей в проекте поможет вашей команде работать быстрее и устранять путаницу при определении того, кто что делает. С помощью матрицы RACI можно следить за тем, чтобы два сотрудника не занимались одной и той же работой. В результате вам будет проще выполнять совместную работу в команде.
Матрицы RACI особенно полезны, когда процесс принятия решений распределён между задачами. Возможны ситуации, в которых информируемое лицо в одной задаче или вехе является ответственным или консультирующим в другой. Чтобы чётко это обозначить, лучше всего отслеживать такую работу в матрице RACI.
Подводные камни матриц RACI (и как их избегать)
Модели RACI сосредоточены на деталях и не охватывают всю работу на уровне проекта. Например, вы можете знать, кто является консультирующим лицом в конкретной задаче (что полезно), но эта информация не поможет вам понять, как различные заинтересованные лица взаимодействуют в масштабах работы по проекту в целом.
К тому же, если вы будете расписывать каждую задачу и роль, ваша матрица RACI станет огромной. Что ещё хуже, если ваш проект каким-либо образом изменится, сформированная матрица тут же потеряет актуальность. В результате вам будет трудно получать в реальном времени чёткое представление о месте каждой задачи в рабочем процессе проекта.
Матрицы RACI ограничены в своих возможностях, потому что не могут адаптироваться к нуждам вашего проекта в реальном времени. Чтобы задать чёткие ожидания и устранить путаницу на уровне проекта, вам необходимо средство управления проектами.
Распространённые ошибки при создании матрицы RACI
Вот пять наиболее частых ошибок, которые снижают эффективность матрицы RACI:
Несколько ответственных (R) на одну задачу. Когда за одну задачу отвечает больше одного человека, ответственность размывается и никто не чувствует себя главным исполнителем.
Отсутствие подотчётного лица (A). Если никто не утверждает результат, задача может завершиться без должной проверки качества.
Слишком много консультирующих (C). Чем больше людей нужно согласовать, тем дольше принимаются решения. Ограничьте число консультирующих до минимума.
Матрица создаётся без участия команды. Если команда не участвует в распределении ролей, участники могут не согласиться с назначениями или не понять своих обязанностей.
Матрица не обновляется. Проекты меняются, и матрица RACI должна меняться вместе с ними. Регулярно пересматривайте распределение ролей.
Выведите матрицы RACI на новый уровень с помощью управления проектами
В программном обеспечении управления проектами у каждой задачи есть исполнитель — это ответственное лицо. Работу можно просматривать на уровне проекта, поэтому подотчётным и информируемым лицам не нужно сверяться по электронной почте или на совещаниях по статусу. К тому же, если вам требуются согласования консультирующих лиц, соответствующие комментарии и статусы можно отслеживать в одном месте. Таким образом, вся ваша команда по системе RACI будет иметь единый источник достоверной информации по всей выполняемой работе.
Вместо того чтобы отделять свою матрицу RACI от места выполнения работ, средства управления проектами фиксируют работу, исполнителя и другую важную информацию, такую как срок выполнения задачи или её относительную важность. Это позволяет всему коллективу вашего проекта видеть, кто какую работу выполняет и к какому сроку. При этом работу по ведению и обновлению матрицы RACI не придётся поручать отдельному специалисту. Средства управления проектами обновляются в реальном времени, поэтому в процессе согласования вы всегда будете видеть актуальную информацию.
Часто задаваемые вопросы о матрице RACI
Что такое матрица RACI?
Чем отличается Responsible от Accountable?
Когда стоит использовать матрицу RACI?
Можно ли назначить одного человека на несколько ролей RACI?
Контроль того, кто, что и когда делает
Чёткое распределение ролей и обязанностей в команде помогает своевременно добиваться результатов. Отслеживание разных и комплексных ролей заинтересованных лиц в матрице RACI может вам в этом помочь, однако RACI — это всего лишь начало. Чтобы вывести управление проектами на новый уровень, попробуйте Asana — платформу, которая объединяет задачи, исполнителей и сроки в одном месте. Узнайте больше об управлении работами и о том, какие преимущества может получить ваша команда.
