Asana로 업무를 한 단계 업그레이드하는 ABUS

27,000명의 고객과 매일 500,000명의 사용자를 보유한 ABUS Kransysteme는 공장에서 사용되는 것과 같은 실내 크레인 시스템을 생산하는 유럽에서 가장 중요한 제조업체 중 하나입니다. 1965년 노르트라인베스트팔렌주 구머스바흐에서 설립된 이 가족 기업은 현재 생산 현장과 국제 영업 및 서비스 네트워크에 1,100명 이상의 직원을 고용하고 있습니다. ABUS 크레인 시스템과 호이스트는 산업 및 공장 홀을 위해 정밀하게 설계되었으며 최대 120톤의 화물을 들어올릴 수 있습니다. 전 세계 고객은 철강 가공, 자동차, 조선 산업 등 다양한 분야에 걸쳐 있습니다. 리프팅 및 컨베이어 시스템의 제조 및 설치와 더불어, 이 회사는 포괄적인 컨설팅 및 조립 서비스도 제공합니다.

가족 비즈니스인 ABUS는 지속적인 전략과 일관된 고객 지향을 추구합니다. 이는 또한 회사가 끊임없이 진화하고 새로운 시장 요구 사항에 적응하고 있음을 의미합니다. 예를 들어, 워크플로를 디지털화하고 최적화하는 것입니다. Asana는 이 과정에서 중요한 역할을 했습니다.

목표: 일상적인 운영 업무에서 투명성 강화

디지털화 프로젝트는 복잡한 프로세스의 투명성을 높이고 업무 효율성을 높이기 위한 HR 부서의 요구에 따라 시작되었습니다. ABUS에서는 인증서 생성, 신규 직원 채용 및 온보딩, 직원 개발, 시간 관리 등 많은 작업이 HR 관리에서 이루어집니다. 팀은 이를 위해 특수 소프트웨어 솔루션을 사용할 수 있었지만, 모든 HR 프로세스를 한 곳에서 통합하는 도구는 없었습니다.

ABUS의 주주이자 기업의 디지털 트랜스포메이션을 지원하는 것을 전문으로 하는 컨설팅 회사 Keravonos의 창립자 겸 전무 이사인 Rainer Bühne는 "우리는 여러 가지 개별 솔루션을 사용했습니다."라고 회상합니다. “이 솔루션들은 개별 작업을 처리할 수 있었지만, 워크플로에 맞춰져 있지 않았습니다. 결과적으로 HR 부서는 개별 프로젝트가 어느 단계에 있는지 거의 파악할 수 없었습니다. 많은 프로세스가 여전히 종이 기반이었습니다. 현재 어떤 문서가 어느 책상에 있는지 추적하기가 어려웠습니다." 이로 인해 혼란과 불필요한 지연이 발생했습니다.

하나의 플랫폼에 다양한 워크플로 통합

HR 팀이 하나의 플랫폼에서 많은 워크플로를 통합하고 구성할 수 있는 더 나은 도구가 필요했습니다. Rainer Bühne는 기후 및 에너지 솔루션 전문업체인 Viessmann에서 이전 직책을 맡을 때 이미 Asana를 사용한 적이 있었기 때문에 업무 관리 플랫폼을 사용하기로 결정하는 것은 쉬운 일이었습니다.

ABUS는 2022년에 Asana를 도입하기 시작했으며, 처음에는 HR 부서의 직원 10명에게 제공했습니다. 초기 단계에서는 신규 직원 온보딩, 임시 직원 채용, 기존 전문가 교육 및 추가 교육이라는 세 가지 일반적인 프로세스에 중점을 두고 사용했습니다. Keravonos와 ABUS는 포괄적인 혁신 프로젝트의 일환으로 이미 많은 워크플로를 분석, 최적화 및 간소화했으므로 Asana에서 이러한 프로세스를 디지털 방식으로 쉽게 매핑할 수 있었습니다.

우리는 책상 위의 종이 문서 관리를 벗어나야 했습니다. Asana 덕분에 일상 업무에 투명성을 부여할 수 있었습니다.”

ABUS가 특히 높이 평가한 것은 Asana가 다양한 요건에 얼마나 유연하게 맞춰질 수 있는지에 대한 것입니다. "이전 HR 툴은 매우 유연성이 없었으며, 그 기능이 종종 프로세스에 맞지 않았습니다. Asana 덕분에 플랫폼에서 원하는 대로 프로세스를 자유롭게 만들 수 있습니다. 이를 위해 IT 부서에 도움을 요청할 필요조차 없습니다."라고 Rainer Bühne는 만족스럽게 설명했습니다.

조직 전체에 걸친 급속한 확장

이제 HR 직원은 Asana를 사용하여 일상 비즈니스 전체를 체계적으로 관리하고, 작업을 배정하고, 책임을 관리할 뿐만 아니라 다른 부서와의 협업을 촉진하는 디지털 협업 툴로도 활용합니다. 처음에는 10명의 직원만 사용했지만, 시설 관리, 마케팅, 프로덕션 등 다른 부문으로도 사용이 빠르게 확대되었습니다. ABUS에는 현재 360명의 Asana 사용자가 있으며, 더 많은 사용자가 합류할 것으로 예상됩니다.

Keravonos는 신규 사용자에게 시스템을 소개하기 위해 일련의 교육 자료를 만들었습니다. Asana의 대부분은 직관적이기 때문에 초보자를 위한 기본 교육은 단 3시간 정도밖에 걸리지 않습니다. 그러나 그 동안 ABUS는 지원팀의 부담을 덜어주기 위해 고급 사용자도 교육하고 있습니다. 목표는 회사의 각 디비전에 고급 Asana 기능을 세부적으로 알고, 예를 들어 자동화 규칙, 양식 또는 프로젝트 포트폴리오를 직접 만들 수 있는 파워 유저를 확보하는 것입니다.

HR 부서는 모든 분야를 다루기 때문에 중심에 있습니다. 그 때부터 Asana는 유기적으로 매우 빠르게 확산되었습니다.”

지금까지 구현은 각 팀의 일상적인 워크플로와 필요에 따라 강력하게 추진되었습니다. ABUS는 Asana를 통해 전사적 디지털화를 지원하고 이전에 아날로그 방식이었던 수많은 프로세스를 최적화했습니다. 많은 직원들에게 Asana는 자신의 작업과 할 일 목록을 매일 관리하고, 프로젝트 협업, 부서 간 협업을 수행하며, 이 업무를 회사 목표와 연결하기 위한 주요 인터페이스입니다.

모든 사용자에 걸쳐 약 115,000개의 개별 작업이 이미 Asana에서 기록되었습니다. 이제 ABUS는 Asana 사용을 한 단계 더 발전시키고 복잡한 프로젝트(예: 크레인 개발)를 매핑하고자 합니다. 생산 직원들은 이미 Asana에서 직접 지속적인 개선 프로세스에 대한 제안을 제출하고 편집할 수 있습니다. ABUS는 이러한 방식으로 제품 개발 프로세스에서 더 많은 투명성을 확보하고자 합니다. 리소스 및 배포 계획의 사용 사례도 고려할 수 있습니다.

결과: 상당한 시간 절약

Rainer Bühne는 Asana 사용을 확장함으로써 새로운 이점을 기대합니다. HR 부서에서만 해도 Asana는 더 간단한 업무 관리 덕분에 이미 측정 가능한 시간 절약을 가져왔습니다. 예를 들어, 채용 공고나 계약 연장과 같은 일상적인 요청에 대한 리드 타임이 4주에서 며칠로 단축되었습니다. 기존 레퍼런스 생성기와의 연동 덕분에 관리자는 Asana에서 직접 직원 평가를 조율할 수 있어 시간도 절약할 수 있습니다. Asana에서 새로 최적화된 채용 프로세스를 통해 ABUS는 12개월 동안 이전보다 훨씬 더 많은 신규 인재를 채용할 수 있었습니다.

투명성이 높아짐에 따라 HR 부서는 더욱 전략적이고 선제적으로 행동할 수 있습니다. ABUS는 곧 60주년을 맞이하게 되므로, 향후 몇 년 안에 일부 직원들이 은퇴할 예정입니다. 공석을 선제적으로 채우기 위해 이미 Asana로 업무 승계 계획을 수립하고 있습니다.

또한 Asana 덕분에 HR 팀이 요청에 훨씬 더 빠르게 대응할 수 있기 때문에 Asana의 인기도 높아졌습니다. 다른 부서들이 적극적으로 협업을 요청하고 있습니다.

Rainer Bühne에 따르면 전반적으로 회사 전체가 혜택을 누린 것으로 나타났습니다.

Asana로 높은 수준의 자동화를 달성했습니다. 피드백 루프를 단축하고, 수작업으로 인한 오류를 제거하고, 병목 현상을 제거했습니다. 이 도구는 이미 놀라운 부가가치를 제공했습니다. 앞으로 무엇을 더 달성할 수 있을지 기대됩니다.”