ABUS membawa segalanya ke level baru dengan Asana

Dengan 27.000 pelanggan dan 500.000 pengguna setiap hari, ABUS Kransysteme adalah salah satu produsen sistem derek dalam ruangan terpenting di Eropa, seperti yang digunakan di pabrik. Didirikan pada tahun 1965 di Gummersbach, North Rhine-Westphalia, perusahaan yang dikelola keluarga ini kini mempekerjakan lebih dari 1.100 orang di lokasi produksinya dan di jaringan penjualan dan layanannya yang internasional. Sistem derek dan kerekan ABUS dirancang secara presisi untuk aula industri dan pabrik serta dapat mengangkat muatan hingga 120 ton. Pelanggan di seluruh dunia berasal dari, antara lain, industri pemrosesan baja, otomotif, dan pembuatan kapal. Selain memproduksi dan memasang sistem pengangkatan dan pengangkut, perusahaan ini menyediakan layanan konsultasi dan perakitan yang komprehensif.

Sebagai bisnis keluarga, ABUS mewakili strategi berkelanjutan dan orientasi pelanggan yang konsisten. Ini juga berarti perusahaan terus berkembang dan beradaptasi dengan persyaratan pasar baru. Misalnya, dengan mendigitalkan dan mengoptimalkan Alur Kerja. Asana telah berperan penting dalam hal ini.

Gol: lebih banyak transparansi dalam operasi sehari-hari

Proyek digitalisasi dimulai dengan persyaratan dari Bagian SDM untuk menghadirkan lebih banyak transparansi pada proses yang kompleks dan untuk bekerja lebih efisien. Di ABUS, banyak tugas digabungkan dalam manajemen SDM, seperti pembuatan sertifikat, perekrutan dan orientasi staf baru, pengembangan pegawai, dan manajemen waktu. Meskipun tim dapat menggunakan solusi perangkat lunak khusus untuk ini, tidak ada alat yang menggabungkan semua proses SDM di satu tempat.

"Kami bekerja dengan beberapa solusi terpisah," kenang Rainer Bühne, pemegang saham ABUS dan pendiri serta direktur pelaksana perusahaan konsultasi Keravonos, yang berspesialisasi dalam mendukung perusahaan dalam transformasi digital mereka. “Solusi ini dapat menangani tugas-tugas individual, tetapi tidak disesuaikan dengan Alur Kerja. Akibatnya, Bagian SDM hanya memiliki sedikit ikhtisar tentang tahap mana yang sedang dikerjakan oleh proyek individual. Banyak proses masih berbasis kertas; sulit untuk terus melacak dokumen mana yang saat ini ada di meja mana." Hal ini menimbulkan kebingungan dan penundaan yang tidak perlu.

Satu platform menyatukan berbagai Alur Kerja

Diperlukan alat yang lebih baik yang memungkinkan tim SDM untuk mengonsolidasikan dan mengatur banyak Alur Kerja di satu platform. Karena Rainer Bühne telah bekerja dengan Asana dalam peran sebelumnya di Viessmann, spesialis solusi iklim dan energi, keputusan untuk menggunakan platform manajemen kerja itu mudah.

ABUS mulai mengadopsi Asana pada tahun 2022, awalnya sebagai penawaran kepada sepuluh pegawai di bagian SDM. Pada fase awal, penggunaannya difokuskan pada tiga proses umum: onboarding staf baru, perekrutan pekerja sementara, serta pelatihan dan pendidikan lebih lanjut bagi para spesialis yang sudah ada. Keravonos dan ABUS telah menganalisis, mengoptimalkan, dan menyederhanakan banyak Alur Kerja sebagai bagian dari proyek transformasi menyeluruh, jadi mudah untuk memetakan proses-proses ini secara digital di Asana.

Kami perlu beralih dari manajemen kertas di meja. Dengan Asana, kami dapat menciptakan transparansi dalam pekerjaan sehari-hari kami.”

Yang sangat dihargai ABUS adalah betapa fleksibelnya Asana dapat disesuaikan dengan berbagai persyaratan. "Alat SDM lama kami sangat kaku, dan fungsinya sering kali tidak sesuai dengan proses kami. Dengan Asana, kami memiliki kebebasan untuk membuat proses di platform persis seperti yang kami inginkan. Kami bahkan tidak perlu merepotkan bagian TI untuk itu," jelas Rainer Bühne dengan gembira.

Ekspansi cepat di seluruh organisasi

Staf SDM kini menggunakan Asana untuk menata seluruh urusan harian mereka, memberi tugas, dan mengelola tanggung jawab – tetapi juga sebagai alat kolaborasi digital untuk memfasilitasi kerja sama dengan bagian lain. Dari sepuluh pegawai awal, penggunaan dengan cepat diperluas ke bidang lain seperti manajemen fasilitas, pemasaran, dan produksi. ABUS kini memiliki 360 pengguna Asana, dan lebih banyak lagi yang diharapkan untuk bergabung.

Keravonos telah membuat serangkaian materi pelatihan untuk memperkenalkan pengguna baru ke sistem. Karena sebagian besar Asana sudah jelas, pelatihan dasar untuk pemula hanya membutuhkan waktu sekitar tiga jam. Namun, untuk sementara, ABUS juga melatih pengguna Advanced untuk mengurangi tekanan yang dialami tim dukungan. Golnya adalah agar setiap divisi perusahaan memiliki power user yang mengetahui fitur Advanced Asana secara detail dan dapat, misalnya, membuat aturan automasi, formulir, atau portofolio proyek secara mandiri.

SDM berada di pusat karena Bagian ini menangani semua bidang. Dari sana, Asana menyebar secara organik dengan sangat cepat.”

Sejauh ini, implementasi sangat didorong oleh Alur Kerja harian dan kebutuhan setiap tim. Dengan Asana, ABUS telah mendukung digitalisasi di seluruh perusahaan dan mengoptimalkan banyak sekali proses analog sebelumnya. Bagi banyak pegawai, Asana adalah antarmuka utama untuk pengelolaan harian tugas dan daftar tugas mereka sendiri, kolaborasi pada proyek, kolaborasi lintas departemen, dan menghubungkan pekerjaan ini dengan gol perusahaan.

Di semua pengguna, sekitar 115.000 tugas perorangan telah dicatat dalam bukti proses di Asana. Sekarang ABUS ingin meningkatkan penggunaan Asana ke level baru dan juga memetakan proyek yang kompleks – misalnya, dalam pengembangan crane. Pegawai produksi sudah dapat mengirimkan dan mengedit proposal untuk proses peningkatan berkelanjutan langsung di Asana; dengan cara ini ABUS ingin menciptakan lebih banyak transparansi dalam proses pengembangan produk. Kasus penggunaan dalam perencanaan sumber daya dan penyebaran juga dapat dibayangkan.

Hasilnya: penghematan waktu yang signifikan

Rainer Bühne mengharapkan manfaat baru dari perluasan penggunaan Asana. Di bagian SDM saja, Asana telah menghasilkan penghematan waktu yang terukur berkat manajemen kerja yang lebih sederhana. Misalnya, waktu tunggu untuk permintaan rutin seperti iklan lowongan kerja atau perpanjangan kontrak telah dipersingkat dari empat minggu menjadi beberapa hari. Berkat integrasi dengan pembuat referensi yang sudah ada, supervisor dapat mengoordinasikan penilaian pegawai langsung di Asana, yang juga menghemat waktu. Dengan proses perekrutan yang baru dioptimalkan di Asana, ABUS juga dapat merekrut lebih banyak talenta baru dalam dua belas bulan dibandingkan sebelumnya.

Peningkatan transparansi juga memungkinkan Bagian SDM untuk bertindak lebih strategis dan proaktif. Karena ABUS akan segera merayakan ulang tahunnya yang ke-60, beberapa pegawai akan pensiun dalam beberapa tahun mendatang. Untuk mengisi lowongan secara proaktif, perencanaan suksesi sudah disusun dengan Asana.

Dan karena tim SDM dapat menanggapi permintaan jauh lebih cepat berkat Asana, popularitasnya juga meningkat: bagian lain secara proaktif mencari kolaborasi.

Secara keseluruhan, menurut Rainer Bühne, seluruh perusahaan telah mendapatkan manfaat:

Kami telah mencapai automasi tingkat tinggi dengan Asana. Kami telah mempersingkat proses umpan balik, menghilangkan kesalahan manual, dan mengeliminasi kemacetan. Alat ini telah memberikan nilai tambah yang luar biasa – kami sangat senang melihat apa lagi yang dapat kami capai.”