46 términos de gestión de proyectos que debes conocer

Independientemente de si te estás iniciando en el mundo de la gestión de proyectos o si deseas repasar los términos más importantes del vocabulario de gestión de proyectos, hemos elaborado un glosario completo con los conceptos que necesitas conocer para gestionar cualquier proyecto con éxito.

A medida que te familiarices con estos términos y conceptos básicos de gestión de proyectos, descubrirás que manejar un lenguaje común con los miembros de tu equipo facilita la coordinación del trabajo. Tu equipo estará más organizado, tendrá una idea más clara de lo que se debe hacer y una hoja de ruta sólida que los guiará hacia el logro de los objetivos.

Conceptos básicos de la gestión de proyectos

Si bien la gestión de proyectos puede abordar una gran variedad de temas, los términos que describiremos a continuación son comunes en la gestión de cualquier proyecto, independientemente del sector al que pertenezcas:

Caso de negocios

Un caso de negocios es un documento que destaca los beneficios que obtendrá tu empresa si llevas a cabo una iniciativa de negocios específica. Por ejemplo, puedes crear un caso de negocio para incorporar nuevos miembros al equipo o para elegir un nuevo software de gestión del trabajo.

Plan de contingencia

En la gestión de proyectos, un plan de contingencia es un conjunto de procedimientos previamente establecidos (un plan B) para implementarlos en caso de que el plan original no funcione. Se usa a menudo en proyectos e iniciativas más grandes y complejos para garantizar que todo salga bien, incluso si surge un contratiempo durante la ejecución.

Entregables

Los entregables son los productos que esperas haber generado al finalizar el proyecto. Los entregables pueden ser tanto internos para los miembros del equipo como externos para los clientes, y pueden incluir una gran variedad de activos, como, por ejemplo, un producto completamente nuevo, una presentación para ventas, un aumento en el tráfico web o una actualización de funciones.

Dependencias

Las dependencias son tareas que no se pueden realizar hasta que se finalicen otras tareas. Un claro ejemplo de esto sería una revisión por parte del equipo de Asuntos Legales. Algunas tareas, como la creación de una presentación de ventas, solo pueden avanzar una vez obtenida la aprobación del equipo de Asuntos Legales, lo que significa que la tarea de presentación depende de la aprobación de dicho equipo.

Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es un tipo de gestión visual de proyectos que muestra el desarrollo de un proyecto en formato de cronograma. Es una forma sencilla de dar seguimiento al ciclo de vida de un proyecto y estimar las fechas de finalización de las distintas iniciativas.

Los diagramas de Gantt permiten a los gerentes de proyectos visualizar fácilmente qué trabajo debe realizarse, quién lo hace y cuándo. Las tareas se representan como barras horizontales cuya longitud corresponde a la cantidad de tiempo que demandará esa iniciativa.

Hitos

Los hitos son puntos de referencia clave en un proyecto que indican que se ha completado una fase o un entregable importante. Sirven para medir el progreso general del proyecto y asegurar que el equipo avanza según lo planificado. Por ejemplo, la aprobación del diseño final o el lanzamiento de una versión beta pueden ser hitos en un proyecto de desarrollo de producto.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Un indicador clave de rendimiento (KPI) es una métrica que muestra cómo tu equipo progresa hacia un objetivo específico o hacia los objetivos del proyecto.

Los KPI son una forma sencilla de hacer seguimiento del desempeño del proyecto. Por ejemplo, un especialista en marketing por email tiene un objetivo establecido para aumentar las tasas de clics en los emails. El KPI que da seguimiento a ese objetivo puede ser el porcentaje de apertura promedio de todos los emails de marketing enviados durante ese trimestre.

Reunión inicial

Una reunión inicial o de lanzamiento es una oportunidad para reunirte con todos los participantes de un proyecto específico para asegurarte de que todos estén alineados y en sintonía con el plan del proyecto. Brinda a los miembros del equipo la oportunidad de formular preguntas y garantiza que todos los involucrados puedan expresar su opinión.

Gestión de portafolios de proyectos (PPM)

La gestión de portafolios de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés) es el proceso de creación de un portafolio central con muchos proyectos. Esto te permite obtener un panorama general de varios proyectos diferentes para poder visualizar cómo el trabajo diario del equipo se conecta con los objetivos del negocio.

Presupuesto

El presupuesto de un proyecto es la cantidad establecida de recursos que puedes usar para un proyecto específico. Se puede establecer en horas, como en el caso de las agencias, o en dinero.

Carta del proyecto

Una carta del proyecto es un documento que describe los objetivos, el alcance y las responsabilidades principales de tu proyecto. Brinda a los participantes clave una descripción general del trabajo a realizar antes de aprobar el proyecto. La carta del proyecto se utiliza a menudo para convencer a los participantes clave de aprobarlo.

Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos es un tipo de herramienta diseñada específicamente para planificar, organizar y dar seguimiento a los proyectos. Algunos gerentes de proyectos usan un software de gestión de proyectos específico como Asana, mientras que otros optan por herramientas más generales como hojas de cálculo. Si bien no es esencial para gestionar un proyecto, un software de gestión de proyectos puede ayudarte a alinear a tu equipo para que trabaje de manera más eficiente, ya que les permite ahorrar tiempo, organizar los recursos y hacer un seguimiento de los hitos a medida que avanza el proyecto. Empresas como Montblanc han adoptado Asana para centralizar la gestión de sus proyectos, logrando automatizar más de 1700 tareas de TI y mejorar significativamente la colaboración entre equipos distribuidos en toda Europa.

Objetivos del proyecto

El objetivo de un proyecto es la meta que te propones lograr al final de un proyecto dado. Es el propósito principal por el que se lleva adelante un proyecto. El objetivo de un proyecto podría ser un activo tangible, como un producto nuevo, o podría ser un objetivo específico que deseas lograr, como, por ejemplo, aumentar el número de seguidores en las redes sociales en un 300 %.

Plan del proyecto

Un plan de proyecto (también llamado plan de gestión de proyectos) es un esquema en el que se detallan todos los elementos clave que tu equipo necesita lograr para alcanzar los objetivos del proyecto con éxito. Los planes de proyecto son importantes porque allí se sientan las bases de todo el proyecto. Es la fuente central de referencias para todos los miembros del equipo involucrados, ya que brinda orientación a cada participante y ayuda a que asuman sus responsabilidades.

Alcance del proyecto

El alcance de un proyecto define claramente los objetivos, los plazos y los entregables que debe cumplir en un período determinado. Definir el alcance del proyecto con anticipación permite que los miembros del equipo puedan gestionar su tiempo individualmente. Además, los participantes clave podrán identificar cuándo surgirá algún cambio a medida que el proyecto avance.

Cronograma del proyecto

El cronograma de un proyecto es una herramienta de gestión de proyectos que te permite visualizar cómo encajan juntas todas las piezas de un proyecto. El cronograma puede ayudarte a establecer dependencias específicas durante el proceso de planificación del proyecto.

Gerente de proyectos

El gerente de proyectos es la persona responsable de garantizar que un proyecto se desarrolle sin contratiempos de principio a fin. Un proyecto puede tener un gerente de proyectos exclusivo, aunque en algunos casos la persona que desempeña esa función puede tener un título completamente diferente. El gerente de proyectos es responsable de cada etapa del proyecto, desde la idea hasta la finalización, así como de los flujos de trabajo clave a lo largo de todo el proceso.

Asignación de recursos

La asignación de recursos es el proceso mediante el cual identificas exactamente cuántos recursos puedes utilizar para un proyecto determinado. Un recurso puede ser:

• El plazo

• El presupuesto

• Los miembros del equipo

• Equipamiento

• Software

Gestión de recursos

La gestión de recursos es el proceso de planificación y programación de los recursos que necesitas usar para un proyecto determinado. La diferencia con la asignación de recursos radica en que aquí se planifica activamente dónde y cuándo utilizar los recursos presupuestados para un proyecto dado.

Corrupción en el alcance

La corrupción en el alcance es lo que ocurre cuando las tareas y los entregables de un proyecto exceden el alcance definido por un gerente de proyectos. Si bien una corrupción en el alcance no siempre es negativa, puede aumentar considerablemente el tiempo que llevará finalizar un proyecto si no se supervisa y gestiona con cuidado.

Gestión de riesgos

La gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a los posibles riesgos que podrían afectar el desarrollo de un proyecto. El objetivo es minimizar el impacto de los imprevistos y garantizar que el equipo esté preparado para actuar ante cualquier eventualidad. Un plan de gestión de riesgos suele incluir una matriz de probabilidad e impacto que ayuda a priorizar los riesgos más relevantes.

Gestión del cambio

La gestión del cambio es un enfoque estructurado para gestionar la transición de personas, equipos y organizaciones de un estado actual a un estado futuro deseado. En la gestión de proyectos, esto implica preparar y apoyar al equipo para que adopte nuevos procesos, herramientas o estructuras organizativas. Una buena gestión del cambio reduce la resistencia y facilita la adopción de los resultados del proyecto.

Participantes

Los participantes del proyecto son las personas que pueden influir en él o verse afectadas por él. Puede ser el equipo que trabaja directamente en el proyecto, otros equipos que necesitan aprender un proceso nuevo o incluso el director general de la empresa, quien debe asegurarse de que el negocio siga funcionando sin problemas.

Declaración de trabajo

Una declaración de trabajo es un documento formal que describe los requisitos específicos del proyecto. Describe claramente las actividades, los entregables y el cronograma del proyecto. Se usa con frecuencia cuando una agencia o contratista le brinda servicios a un cliente para asegurarse de que todos los involucrados estén alineados y bien informados sobre el trabajo que debe realizarse.

Metodología de gestión de proyectos

El proceso de gestión de proyectos puede variar según el sector en el que te encuentres o el tamaño de tu equipo. Todos los proyectos son únicos y, por lo tanto, existen diferentes tipos de procesos y metodologías para gestionarlos. Las metodologías de gestión de proyectos más comunes son:

Ágil

La metodología ágil es un enfoque iterativo para gestionar los proyectos. Los equipos de desarrollo de software suelen implementar esta metodología debido a que las prioridades y necesidades de sus proyectos pueden cambiar muy rápidamente. En lugar de trabajar en una gran parte del proyecto, el método ágil se centra en partes más pequeñas para que puedas modificar rápidamente tu estrategia de trabajo en caso de ser necesario. Esto garantiza que los cambios realizados en el producto se centren en entregar el mejor resultado al usuario final.

Gestión del valor ganado

La gestión del valor ganado es una técnica que permite que los gerentes de proyectos puedan comprender el valor ganado del proyecto al comparar el trabajo finalizado en un momento dado con el plan del proyecto establecido. Puedes calcular el valor ganado multiplicando el porcentaje del trabajo finalizado hasta la fecha por el costo total del presupuesto del proyecto. Esta técnica puede ayudarte a hacer un seguimiento del presupuesto y el cronograma de tu proyecto.

Proceso iterativo

En la gestión de proyectos, un proceso iterativo describe un proceso que se perfecciona continuamente a medida que avanza el proyecto. Los procesos iterativos a menudo se organizan por períodos específicos o sprints, e incluyen períodos de análisis y reflexión para revisar el trabajo realizado y ver qué se puede mejorar para la próxima iteración.

Kanban

Kanban es una forma de gestión visual de proyectos, a menudo representada por tableros Kanban. En un tablero Kanban, el trabajo se muestra en un tablero del proyecto organizado por columnas, y cada tarea está representada por una tarjeta ubicada en la columna correspondiente. Las columnas a menudo representan una etapa específica del trabajo, y las tarjetas se mueven a las columnas correspondientes a medida que avanzan a la siguiente etapa del proceso.

Proyectos en ambientes controlados (PRINCE2)

PRINCE2 es una metodología de gestión de proyectos basada en procesos que se centra en la estructura del equipo de gestión de proyectos y en la justificación comercial del proyecto.

En la metodología PRINCE2, los proyectos se dividen en siete procesos:

1. Puesta en marcha del proyecto

2. Inicio del proyecto

3. Dirección del proyecto

4. Control de cada fase

5. Gestión de la entrega de productos

6. Gestión de los límites de cada fase

7. Cierre del proyecto

Scrum

Scrum es una técnica de la metodología ágil en la que los equipos aprenden de las experiencias pasadas para incidir en los próximos pasos de su proyecto. Los equipos Scrum suelen tener un Scrum Master asignado, una persona encargada de guiar a los equipos a través de las distintas etapas de Scrum.

La metodología Scrum se basa en cuatro etapas principales:

• Planificación

• Ejecución

• Revisión

• Análisis retrospectivo

Sprint

Un sprint es un período de tiempo fijo, generalmente de una a cuatro semanas, durante el cual un equipo se compromete a completar un conjunto determinado de tareas. Los sprints son un componente fundamental de las metodologías ágiles como Scrum. Al finalizar cada sprint, el equipo revisa lo logrado y planifica el siguiente ciclo, lo que permite ajustar prioridades de forma continua.

Backlog

El backlog es una lista priorizada de tareas, funcionalidades o mejoras pendientes que el equipo debe completar a lo largo de un proyecto. En Scrum, se distingue entre el backlog del producto (todas las funcionalidades deseadas) y el backlog del sprint (las tareas seleccionadas para un sprint concreto). Mantener un backlog bien organizado permite al equipo enfocarse en las tareas de mayor valor en cada momento.

Modelo de cascada

El modelo en cascada es una forma lineal de gestión de proyectos en donde cada paso del proyecto depende del paso anterior. El modelo de cascada generalmente requiere de mucha planificación previa a su ejecución para garantizar que se tengan en cuenta todas las dependencias del proyecto. Este modelo a menudo se visualiza en un diagrama de Gantt.

Tabla comparativa: Agile vs. Cascada

Lean

Lean es una metodología de gestión de proyectos centrada en maximizar el valor para el cliente y minimizar el desperdicio. Originada en la industria manufacturera, se aplica hoy a todo tipo de proyectos. Los principios Lean buscan eliminar actividades que no aportan valor, optimizar los flujos de trabajo y fomentar la mejora continua. Es especialmente eficaz cuando se combina con metodologías ágiles para lograr entregas más rápidas y eficientes.

Los acrónimos más usados en la gestión de proyectos

A medida que vayas profundizando en la gestión de proyectos, encontrarás una gran variedad de acrónimos. Estos son los más habituales:

Gestión de procesos de negocios (BPM)

La gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) se refiere a la aplicación de métodos para optimizar y automatizar los procesos de negocios. Este término cubre una amplia gama de estrategias diferentes, pero se usa con mayor frecuencia cuando se trata de optimizar o automatizar los flujos de trabajo.

Certificación CAPM (Certified Associate in Project Management)

La CAPM (Certified Associate in Project Management) es una certificación inicial ofrecida por el Project Management Institute (PMI), diseñada para las personas con poca experiencia laboral en gestión de proyectos.

Método de la ruta crítica (CPM)

El método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés) es una herramienta de modelado para la gestión de proyectos. El gerente de proyectos identifica y establece una lista de todas las tareas del proyecto que deben realizarse, las dependencias entre dichas tareas y el tiempo estimado de cada una. Luego, el proyecto se mide de principio a fin para visualizar todo el proceso en un cronograma general.

Técnica de revisión y evaluación de programas (PERT)

La técnica de revisión y evaluación de programas se usa para identificar y calcular el tiempo que se tarda en finalizar una tarea o actividad específica. Un diagrama de PERT es un diagrama de flujo que muestra los pasos que deben completarse en un orden determinado, en combinación con los requisitos de tiempo. Si no tienes disponible un diagrama de PERT, puedes usar un diagrama de Gantt.

Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (PMBOK)

La Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos es un conjunto de terminología estándar y directrices establecidas por el Project Management Institute. La Guía PMBOK abarca metodologías de gestión de proyectos como el método de la ruta crítica (CPM) y la estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés).

Project Management Institute (PMI)

El Project Management Institute es una organización profesional dedicada exclusivamente a la gestión de proyectos. El Project Management Institute ofrece certificaciones y clases para aquellos interesados en seguir una carrera en la gestión de proyectos.

PMO (Oficina de gestión de proyectos)

La PMO (Project Management Office u Oficina de gestión de proyectos) es un departamento o grupo dentro de una organización que se encarga de definir y mantener los estándares de gestión de proyectos. La PMO proporciona orientación, documentación y métricas para garantizar que los proyectos se ejecuten de manera coherente y alineada con los objetivos estratégicos de la empresa.

Project management professional (PMP)

Un profesional de la gestión de proyectos (PMP, por sus siglas en inglés) es cualquier persona que se dedique a la gestión de proyectos. No es necesario tener el título de gerente de proyectos para ser considerado un profesional de la gestión de proyectos.

Gráfico RACI

Los gráficos RACI (también denominados Matriz de asignación de responsabilidades) se usan para identificar los roles y responsabilidades de los equipos para cualquier tarea, hito o entregable del proyecto. RACI es el acrónimo de:

• Responsable

• Aprobador

• Consultado

• Informado

Objetivos SMART

SMART es un acrónimo que te ayuda a establecer objetivos definidos, realistas y alcanzables. SMART es un acrónimo en inglés que significa:

• Específicos

• Medibles

• Alcanzables

• Realistas

• De duración limitada

Análisis FODA

Un análisis FODA es una herramienta diseñada para la toma de decisiones que te ayuda a identificar los aspectos más importantes de tu proyecto. FODA es un acrónimo que significa:

• Fortalezas

• Debilidades

• Oportunidades

• Amenazas

Estructura de desglose del trabajo (WBS)

Una estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés) es un plan condensado de un proyecto organizado visualmente de forma jerárquica. Esto significa que contiene los elementos clave de un plan de proyecto, como los objetivos, los entregables, los cronogramas y los participantes clave. Los gerentes de proyectos usan estructuras de desglose del trabajo para poder visualizar los proyectos y los entregables relacionados con las dependencias.

Preguntas frecuentes sobre términos de gestión de proyectos

Gestiona tus proyectos con las herramientas adecuadas

Dominar la terminología de gestión de proyectos es el primer paso para liderar proyectos con confianza. Pero los conceptos solo cobran vida cuando cuentas con las herramientas adecuadas para ponerlos en práctica. Desde la asignación de tareas hasta el seguimiento de hitos y la gestión de riesgos, cada término de este glosario se traduce en acciones concretas que tu equipo puede ejecutar con mayor eficacia.

Si quieres seguir desarrollando tus habilidades de gestión de proyectos, visita nuestra biblioteca de recursos para acceder a guías, plantillas y artículos que te ayudarán a llevar tus proyectos al siguiente nivel.

Con Asana, puedes coordinar el trabajo de tu equipo en un solo lugar, automatizar tareas repetitivas y visualizar el progreso de cada proyecto en tiempo real. No importa si gestionas un proyecto pequeño o un portafolio complejo: Asana se adapta a tus necesidades.